Άσκηση M3.06.2 Ανάπτυξη της στρατηγικής συμμετοχής των εμπλεκομένων μερών
Μόλις εντοπίσετε τους βασικούς εμπλεκόμενους για την αξιολόγηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω στρατηγική για να τους καλέσετε να συμμετέχουν.
Προσκαλέστε τους εμπλεκόμενους σε μια συνάντηση ή σειρά συναντήσεων, ανάλογα με το διαθέσιμο χρόνο τους. Στη συνάντηση αυτή βεβαιωθείτε ότι:
- Ενημερώστε εν συντομία τους εμπλεκόμενους φορείς σχετικά με τη στρατηγική, την πρωτοβουλία ή το πρόγραμμα και την αξιολόγηση. Ένας από τους κύριους στόχους αυτής της συνάντησης θα πρέπει να είναι η σαφής κατανόηση των συμφερόντων των ενδιαφερομένων μερών, των αντιλήψεων και των ανησυχιών που σχετίζονται με την προσπάθεια και την αξιολόγηση.
- Όλοι οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να προσδιορίσουν σαφώς και να συμφωνήσουν το ρόλο και τις ευθύνες τους σχετικά με την αξιολόγηση πριν ξεκινήσει.
- Διαβεβαιώστε τους εμπλεκόμενους ότι θα προσπαθήσετε να διατηρήσετε αναοιχτά κανάλια επικοινωνίας και να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες τους. Διευκρινίστε στην ομάδα πότε θα επικοινωνήσετε μαζί τους και πότε θα χρειαστείτε τη συμμετοχή και τη συμμετοχή τους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης.
- Ενημερώστε την ομάδα των εμπλεκομένων ότι μπορεί οι απόψεις και οι συστάσεις τους να είναι πολύτιμες, ωστόσο ενδέχεται να μην είναι εφικτό να εφαρμοστούν.
- Υπογραμμίστε ότι αυτές οι αποφάσεις καθοδηγούνται από τη διαθεσιμότητα πόρων του προγράμματος (δηλαδή το προσωπικό του προγράμματος, το χρόνο και τις προτεραιότητες του προϋπολογισμού).
Μετά από αυτή την αρχική συνάντηση και όταν συναντιούνται οι επιλεγμένοι εμπλεκόμενοι, μπορείτε να ξεκινήσετε τον εντοπισμό των πιο σημαντικών ερωτημάτων που θέλετε να απαντηθούν μέσω της αξιολόγησης.
Η συμμετοχή των εμπλεκομένων στη διαδικασία αξιολόγησης είναι σημαντική, καθώς η βοήθειά τους στη διαδικασία όχι μόνο θα ενισχύσει την υποστήριξή τους, αλλά οι προοπτικές τους θα σας επιτρέψουν να εξετάσετε την αξιολόγηση από μια νέα οπτική γωνία.
Χρησιμοποιήστε το παρακάτω πρότυπο για να συνοψίσετε τη συμμετοχή των εμπλεκομένων στην αξιολόγηση του προγράμματος mentoring.