M1.02. Projektowanie i planowanie procesu mentoringu

Na co zwrócić uwagę przed przystąpieniem do mentoringu?

W procesie mentoringu możemy wyróżnić fazy, które po sobie następują. Faza pierwsza to tzw. faza inicjacji, w której następuje rozpoczęcie procesu, określenie oczekiwań mentee, poznawanie się, na tym etapie dobierane są pary do współpracy. Faza druga, czyli dojrzała wymiana, to realizacja sformułowanych w fazie pierwszej celów i oczekiwań uczących się. Faza trzecia to rozstanie - mentee, który w procesie mentoringu wzmocnił swoje kompetencje, umiejętności i wiedzę, jest gotowy do tego, żeby radzić sobie sam, być może stać się mentorem dla innych osób (pracowników) z organizacji. Żeby fazy te mogły po sobie następować a proces mentoringowy odbywał się zgodnie z oczekiwaniami mentorów, mentee i organizacji powinien zostać zaplanowany, zaprojektowany jeszcze przed rozpoczęciem.

Pierwsza decyzja, jaką należy podjąć w organizacji, która będzie wdrażała proces mentoringowy, dotyczy jednostki/ osób odpowiedzialnych za organizację i przeprowadzenie mentoringu. Zazwyczaj sercem organizacyjnym mentoringu jest dział HR, ale coraz częściej jest on wspomagany przez działy IT. Na etapie projektowania mentoringu można powołać Zespół, w skład którego wejdą przedstawiciele różnych działów. Ważne jest, żeby ten Zespół miał możliwość podejmowania wiążących decyzji, a w razie potrzeby był wspomagany z zewnątrz, czy to przez doświadczonych mentorów z organizacji, czy to z ekspertów „z rynku".

Jeśli proces mentoringowy realizowany jest w ramach jakiegoś projektu zewnętrznego jego przebieg wynika bezpośrednio z założeń projektu. Projektowanie mentoringu ogranicza się w takiej sytuacji do dostosowania wymogów projektu do specyfiki organizacji. Często także w projekcie działa Zespół koordynujący, który stanowi wsparcie dla osób, zespołów w organizacji odpowiedzialnych za wdrożenie mentoringu.

Na etapie projektowania procesu mentoringowego kluczowe znaczenia ma odpowiedź na pytanie, co chcemy osiągnąć poprzez mentoring, czyli jakich spodziewamy się korzyści zarówno my, jako organizacja, jak i osoby bezpośrednio zaangażowane w mentoring (patrz tabela).

Potencjalne korzyści z wdrożenia procesu mentoringowego

Korzyści dla organizacji	Korzyści dla mentee	Korzyści dla mentora
wsparcie (rozszerzenie i uzupełnienie) polityki szkoleniowej organizacji wsparcie procesów zarządzania wiedzą realizacja zasad organizacji „uczącej się" zarządzanie wiekiem w organizacji stworzenie doświadczonym pracownikom szansy pełnego wykorzystania wiedzy i doświadczeń nabytych w ciągu całej pracy zawodowej umożliwienie transferu pomiędzy pracownikami cennej wiedzy ukrytej, trudnej do przekazania podczas tradycyjnych szkoleń zatrzymanie kapitału intelektualnego w organizacji tworzenie wyzwań dla pracowników na różnych szczeblach rozwoju zawodowego podnoszące wartość i jakości kapitału ludzkiego i społecznego (np. wzmacnianie kompetencji społecznych) szybszy rozwój zawodowy pracowników i przyspieszenie tempa rozwoju organizacji budowanie zespołu, możliwość pełnienia różnych ról w zespole wzrost motywacji pracowników ograniczenie liczby szkoleń, prowadzonych przez firmy zewnętrzne wzmocnienie wartościowych elementów kultury organizacyjnej dzięki możliwości pełnego przekazywania pracownikom umiejętności, metod pracy oraz systemów wartości przez osobę będącą dla nich autorytetem zmniejszenie fluktuacji pracowników – adaptacja młodych pracowników	zwiększanie samodzielności i pewności siebie, poczucie bycia traktowanym podmiotowo zwiększanie odpowiedzialności za własną sytuację zawodową i własny rozwój podniesienie kwalifikacji wzrost satysfakcji z osiągnięć zawodowych większe zaangażowanie w zadania, szczególnie te, których realizowania nauczył się od mentora wzrost motywacji do pracy możliwość dokonywania systematycznej, wspieranej przez „mistrza" autorefleksji nad własnym postępowaniem i rozwojem nabycie/wzmocnienie kompetencji społecznych nabycie wiedzy i kompetencji ściśle odpowiadających specyfice pracy oraz potrzebom mentee rozwój osobisty i zawodowy zwiększenie wiary we własne możliwości, umiejętność uczenia się na błędach zbudowanie lub wzmocnienie pozytywnego nastawienia nabycie wiedzy dotyczącej organizacji, jej struktur i kultury	aktualizacja posiadanej własnej wiedzy, poczucie bycia docenionym sposób na radzenie sobie z wypaleniem zawodowym źródło poczucia satysfakcji wynikającej z prowadzenia podopiecznego satysfakcja związana z pełnieniem roli autorytetu poczucie skuteczności i „niezbędności" dla organizacji czerpanie z nowoczesnej wiedzy i poznawanie perspektywy młodszych pracowników możliwość „wychowania" kompetentnego współpracownika lub następcy poczucie wpływu i odpowiedzialności za rozwój organizacji rozwijanie/wzmacnianie własnych kompetencji społecznych wzmacnianie i rozwijanie umiejętności komunikowania się z innymi ludźmi

Źródło: opracowanie na podstawie: Mentoring. Teoria, praktyka, studia przypadków, red. M.Sidor‑Rządkowska, Wolters Kluwer Warszawa 2014, s. 35-39.

Każda organizacja przystępując do wdrażania programu mentoringowego powinna zastanowić się nad zaprezentowanym poniżej zestawem pytań. Odpowiedzi na nie będą determinowały zaplanowanie procesu mentoringowego w organizacji.

NA START

Zanim zaplanujesz proces mentoringowy w swojej organizacji odpowiedz na poniższe pytania:

Pytanie 1. Czy organizacja miała w przeszłości jakieś doświadczenia w zakresie mentoringu?

Pytanie 2. Jaka forma (jakie formy) mentoringu są preferowane w Twojej organizacji?

Pytanie 3. Jakie są cele i zakres programu (konkretne cele, dla konkretnych grup pracowników, dla organizacji)?

Pytanie 4. Jakie funkcje i zadania będzie pełnić mentor?

Pytanie 5. Kto powinien być mentorem, a kto mentorowanym i jakie będą kryteria wyboru?

Pytanie 6. Jakie kompetencje mentora są uznawane w organizacji za kluczowe?

Pytanie 7. Jakie kompetencje mentorowanego są najważniejsze?

Pytanie 8. Jak powinni być przygotowani mentorzy i mentorowani, aby rozpocząć wdrożenie programu?

Pytanie 9. Jakie wsparcie powinna zapewnić organizacja – jak będzie zorganizowany mentoring?

Pytanie 10. Jak będą określane potrzeby szkoleniowe uczestników mentoringu?

Pytanie 11. Jaka jest rola i odpowiedzialność mentorów i mentorowanych?

Pytanie 12. Czy w organizacji funkcjonują zasady i są wprowadzone odpowiednie polityki, które będą wspierać realizację programu, w tym jak realizowana jest polityka poufności?

Pytanie 13. W jaki sposób (i przez kogo) oceniane będą relacje między mentorem a mentorowanym?

Pytanie 14. Jakie będą mierniki oceny rezultatów mentoringu – jakie zastosowane będą wskaźniki?

Pytanie 15. Jakie wsparcie będzie udzielone mentorom i mentorowanym, kiedy relacje mentoringowe nie będą przebiegały zgodnie z oczekiwaniami?

Pytanie 16. Czy program mentoringowy będzie promowany, jeśli tak, czy w formalny czy nieformalny sposób?

W dalszej części opracowania przeanalizowane zostaną wszytskie powyższe pytania (niektóre zostaną pogrupowane tematycznie)