M2.05. Διατήρηση αρχείου και αναθεώρηση της διαδικασίας mentoring

1. Ανάλυση της διαδικασίας και των τύπων mentoring

Ανάμεσα σε πολλά είδη/τύπους mentoring μπορούμε να διακρίνουμε:
• Το άτυπο mentoring
• To τυπικό mentoring

Το άτυπο mentoring: Συνήθως έχει μια δυαδική μορφή (είναι παραδοσιακό, ατομικό). Η σχέση με το μέντορα εδραιώνεται σταδιακά και είναι δύσκολο να αναφερθεί ξεκάθαρα η έναρξή της. Η σχέση μέντορας-καθοδηγούμενου/ης αναπτύσσεται φυσιολογικά χωρίς παρέμβαση από πλευράς επιχείρησης (χώρος εργασίας). Αυτός ο τύπος mentoring μπορεί να ξεκινήσει τόσο από τον/ην καθοδηγούμενο/η όσο και από το μέντορα. Η ανάγκη για παρακίνηση αποτελεί το κίνητρο του μέντορα ώστε να ξεκινήσει ένα άτυπο mentoring. Ωστόσο, επικρατεί η άποψη ότι ο μελλοντικός καθοδηγούμενος είναι συχνότερα αυτός που αρχίζει τη διαδικασία.

Το άτυπο mentoring δεν εξαρτάται από τους κοινωνικούς ρόλους που διαδραματίζει ο μέντορας. Σε αυτή την περίπτωση, η σχέση mentoring είναι μακροπρόθεσμη, αναφερόμενη σε διάφορες πτυχές της δουλειάς του καθοδηγούμενου/ης. Συνήθως, η σχέση χαρακτηρίζεται από οικειότητα και εξοικείωση. Ο μέντορας αντιλαμβάνεται τον εαυτό του ως "νεώτερη εκδοχή" του/ης καθοδηγούμενου/ης.

Αυτός ο τύπος είναι πιο ικανοποιητικός (οι άτυπες σχέσεις εξελίσσονται σιγά-σιγά, έτσι το χτίσιμο της εμπιστοσύνης είναι πιο εύκολο και η σχέση πιο βαθιά), καθώς οι μέντορες που κάνουν την δουλειά αυτή από επιλογή είναι πολύ «μέσα» στη διαδικασία, ενώ και η συμβατότητα του μέντορα και του/ης καθοδηγούμενου/ης είναι γενικά καλύτερη.

Στην περίπτωση αυτή, η ανάλυση της διαδικασίας mentoring βασίζεται σε μια συμφωνία μεταξύ του μέντορα και του/ης καθοδηγούμενου/ης. Αναλύοντας την πρόοδο στο πλαίσιο της μάθησης, η επίτευξη των στόχων καθοδήγησης βασίζεται σε ειλικρινείς συζητήσεις και αναλύσεις που βασίζονται στην αμοιβαία εμπιστοσύνη. Οι δεξιότητες και οι ικανότητες επικοινωνίας του μέντορα σχετικά με την παροχή ανατροφοδότησης είναι εξαιρετικά σημαντικές.

Το τυπικό mentoring είναι ο δεύτερος τύπος mentoring, σημαντικός από την άποψη της αξιολόγησης και της ανάλυσης της διαδικασίας. Συνήθως ξεκινάει από εκπροσώπους της εταιρείας (στο χώρο εργασίας), ενώ η δουλειά του μέντορα αποτελεί μέρος της κουλτούρας της εταιρίας που σχετίζεται με τη μεταφορά γνώσεων και δεξιοτήτων από πιο έμπειρους εργαζόμενους. Στο πλαίσιο του τυπικού mentoring, ίσως χρειαστεί να ασχοληθούμε με τo ατομικό mentoring (συχνά υποστηρίζεται από ηλεκτρονικό mentoring – e-mentoring), αλλά συνήθως είναι η σχέση του μέντορα αφορά σε μια ομάδα καθοδηγούμενων (ομαδικό mentoring). Αυτός ο τύπος mentoring ανταποκρίνεται καλά στο περιβάλλον εργασίας (μέντορας: έμπειρος υπάλληλος – καθοδηγούμενος/η: νεοπροσληφθείς/είσα, χαμηλότερης βαθμίδας, εσωτερικός/η). Εδώ η σχέση mentoring εστιάζεται συνήθως στην επίτευξη των στόχων που καθορίζονται από τον/ην καθοδηγούμενο/η, σύμφωνα με τους στόχους της επιχείρησης και υπόκειται σε αξιολόγηση από την επιχείρηση.

Τώρα, η πλειονότητα των επιχειρήσεων εφαρμόζει mentoring με συστηματικό τρόπο. Συνήθως, έχουμε να κάνουμε με τυπικό και ομαδικό mentoring (με στοιχεία ή μόνο με τη μορφή e-mentoring), ενώ η διαδικασία mentoring εποπτεύεται από άτομα υπεύθυνα για τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Η προτυποποίηση της διαδικασίας συνίσταται κυρίως στην καθιέρωση της μεθόδου ελέγχου της διαδικασίας καθοδήγησης, π.χ. απαντήστε τις ακόλουθες ερωτήσεις:

Πραγματοποιείται mentoring στο πλαίσιο κάποιου έργου από το οποίο έχει αποκτηθεί εξωτερική χρηματοδοτική;

- Εάν ναι, συνήθως οι όροι του έργου επιβάλλουν τις υποχρεώσεις και τα εργαλεία που πρέπει να εφαρμόζονται κατά τον έλεγχο
- Εάν όχι, θα πρέπει να διατυπωθεί η ακόλουθη ερώτηση:

Είναι απαραίτητο να γραφεί έκθεση για την πορεία της διαδικασίας mentoring για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων μιας επιχείρησης, την εφαρμογή της ανάπτυξης πολιτικής για θέματα ανθρώπινων πόρων;

- Εάν ναι, αποφασίστε:

• • Πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιείται η υποβολή εκθέσεων (η συχνότητα θα πρέπει να εξαρτάται από την εκτιμώμενη διάρκεια της διαδικασίας και τη συχνότητα των συναντήσεων που έχουν ο μέντορας και ο/η καθοδηγούμενος/η)
• • Σε ποιο βαθμό και πώς θα προετοιμαστούν οι εκθέσεις για το mentoring; - πρέπει να έχουμε κατά νου ότι η σχέση μέντορας-καθοδηγούμενου/ης βασίζεται στην εμπιστοσύνη, ενώ η συμφωνία του mentoring περιλαμβάνει πάντα και συμφωνία σχετικά με την εμπιστευτικότητα που πρέπει να τηρείται.

- Εάν όχι, θα πρέπει να διατυπωθεί η ακόλουθη ερώτηση:

Πώς θα ελέγξουμε την αποτελεσματικότητα της υλοποιούμενης διαδικασίας mentoring;

- π.χ. προσδιορισμός του ποιος και με ποια κριτήρια θα αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα της εργασίας του μέντορα και του/ης καθοδηγούμενου/ης.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι οι αξιολογήσεις μπορεί να είναι εξωτερικές, αλλά μπορεί επίσης να αφορά και σε ένα σύστημα αμοιβαίας αξιολόγησης (ή συνδυασμό και των δύο συστημάτων).

Εάν το mentoring υλοποιείται σταδιακά στην επιχείρηση ως τυπικό mentoring, στο πλαίσιο της διαδικασίας οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν όλες τις πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση, την παρακολούθηση της προόδου και την πρόσβαση στα αρχεία σχετικά με την πρόοδό τους, την επίτευξη των στόχων κ.λπ. Η σαφής (απλή) και αποτελεσματική επικοινωνία φαίνεται να είναι ιδιαιτέρως σημαντική σε αυτή τη διαδικασία.