M3.06. Προετοιμασία αξιολόγησης της διαδικασίας mentoring

1. Τι είναι αξιολόγηση

Σκοπός της αξιολόγησης είναι να εκτιμήσει την αξία ενός προγράμματος καθοδήγησης (mentoring) και μέσω της ανάλυσης των συλλεγμένων δεδομένων εξάγονται συμπεράσματα σχετικά με την ποιότητα, την αξία και τη σημασία του προγράμματος. Αυτά τα αποτελέσματα μπορούν να διαδοθούν σε όσους ενδιαφέρονται για το πρόγραμμα (εμπλεκόμενα μέρη) και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν την ποιότητα του προγράμματος.
Η αξιολόγηση αποτελεί βασικό βήμα στο πρόγραμμα mentoring. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θα μπορούσαν να καθορίσουν την τύχη του προγράμματος. Επομένως, είναι απαραίτητο η αξιολόγηση να γίνει σωστά και να αποφευχθούν οι ακόλουθες παγίδες:

Μεροληπτική αξιολόγηση από τον αξιολογητή
Χρήση εσφαλμένων μεθόδων αξιολόγησης
Παρανόηση των συλλεγμένων δεδομένων
Παραπλανητική παρουσίαση των συλλεγμένων δεδομένων
Ελλειπής διαδικασία αξιολόγησης λόγω έλλειψης εμπειρίας / πόρων

Η αξιολόγηση είναι μια πολύτιμη διαδικασία επειδή παρέχει την ευκαιρία χρήσης των αποτελεσμάτων αξιολόγησης για να γίνουν θετικές αλλαγές σε ένα τρέχον πρόγραμμα mentoring ή μπορεί να προσφέρει το κίνητρο για την ανάπτυξη ενός πιλοτικού προγράμματος σε περισσότερα τμήματα.
Τα προγράμματα mentoring που εφαρμόζονται σε έναν οργανισμό μπορούν να ποικίλουν σε μέγεθος και δομή. Αυτή η διαφορά μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες, για παράδειγμα:

Μέγεθος οργανισμού
Αριθμός τμημάτων εντός του οργανισμού
Αναγνωρισμένη ανάγκη για πρόγραμμα mentoring
Διαθεσιμότητα πόρων
Tο χρονικό διάστημα εφαρμογής του προγράμματος mentoring (δηλαδή μπορεί να δοκιμαστεί πιλοτικά σε ένα ή δύο τμήματα, πριν να εφαρμοστεί σε ολόκληρη την επιχείρηση)

Τα παρακάτω οργανογράμματα δείχνουν τις πιθανές παραλλαγές μεταξύ δύο διαφορετικών προγραμμάτων mentoring.

Οργανόγραμμα του προγράμματος mentoring σε τρία Τμήματα μιας επιχείρησης

Οργανόγραμμα ενός μικρού προγράμματος mentoring

Η διαδικασία αξιολόγησης, χρησιμοποιώντας εκτιμητική σκέψη, είναι μια συστηματική προσέγγιση κατά την οποία:

Προσδιορίζονται οι υποθέσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους πιστεύετε ότι η στρατηγική, η πρωτοβουλία ή το πρόγραμμά σας θα λειτουργήσει.
Καθορίζεται η αλλαγή που αναμένετε να δείτε κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση όσων θέλετε να κάνετε.
Συλλέγονται και αναλύονται δεδομένα για να γίνει κατανοητό τι συνέβη.
Διαχέονται και ερμηνεύονται τα αποτελέσματα.
Λαμβάνονται αποφάσεις για να γίνουν βελτιώσεις.

Η εκτιμητική σκέψη είναι μια συστηματική διαδικασία συλλογής και ανάλυσης δεδομένων, προκειμένου να σχεδιαστούν η στρατηγική, η πρωτοβουλία, το πρόγραμμα, η πολιτική ή η επιχείρησή σας.

Η αξιολόγηση είναι μια συνεργατική προσέγγιση, στην οποία συμμετέχουν διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη, μεταξύ των οποίων:

Τα μέρη που συμμετέχουν στη χρηματοδότηση του προγράμματος
Το οργανωσιακό προσωπικό
Οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμα mentoring
Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου
Συμμετέχοντες οργανισμοί (π.χ. αναθέτοντες εξωτερικοί αξιολογητές)
Φορείς χάραξης πολιτικής

Η διαδικασία αξιολόγησης πρέπει να επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στη χρησιμότητα, δηλαδή τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θα πρέπει να είναι πρακτικά και χρήσιμα για τους τελικούς χρήστες / ενδιαφερόμενα μέρη. Ως εκ τούτου, η αξιολόγηση θα πρέπει να εξετάσει:

Την εφαρμογή και τον αντίκτυπο ως συνεχής διαδικασία και σε ποιες δράσεις θα πρέπει να βασιστείτε και όχι να αντικαταστήσετε
Τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών για την προώθηση βελτιώσεων που μπορείτε να διατηρήσετε με την πάροδο του χρόνου
Τα προηγούμενα «διδάγματα» από την έρευνα μαζί με τις τρέχουσες προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών
Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και πώς η πραγματικότητα μπορεί να διαφέρει από τη θεωρία
Την αξία των αποτελεσμάτων που θα προκύψουν από τη διαδικασία αξιολόγησης

Το πρόγραμμα mentoring που εφαρμόζεται στην επιχείρησή σας θα επηρεάσει τη στρατηγική παρακολούθησης και αξιολόγησης. Ένα μικρό πρόγραμμα με λίγους μόνο ενεργούς χρήστες (π.χ. μέντορας, καθοδηγούμενος/η, υπεύθυνος προγράμματος mentoring) θα χρειαστεί μια διαφορετική προσέγγιση για την αξιολόγηση από ένα πρόγραμμα καθοδήγησης σε επίπεδο επιχείρησης με πολλούς συμμετέχοντες και πολλά επίπεδα. Επιπλέον, ένα πρόγραμμα καθοδήγησης μπορεί να είναι τυπικό ή μη τυπικό, ανεξάρτητα από τον αριθμό των εμπλεκόμενων ατόμων.
Ένα τυπικό πρόγραμμα καθοδήγησης είναι πιο πιθανό να εφαρμόσει πολιτικές και διαδικασίες, οι οποίες θα είναι πολύτιμες για τον προγραμματισμό παρακολούθησης και αξιολόγησης. Σε αυτή την ενότητα θα συζητηθούν οι μέθοδοι και οι τεχνικές για την αξιολόγηση ενός προγράμματος mentoring. Αυτό θα σας επιτρέψει να λάβετε τεκμηριωμένη απόφαση κατά την ανάπτυξη του δικού σας σχεδίου αξιολόγησης.