M1.02. Progettazione e pianificazione del processo di mentoring

A quali elementi occorre prestare attenzione prima di iniziare l’attività di mentoring?

Nel processo di mentoring è possibile distinguere alcune fasi in sequenza. La prima fase è la cosiddetta fase di avvio, in cui si inizia il processo, si individuano le aspettative del mentee, le persone fanno conoscenza e si selezionano le coppie per la cooperazione. La seconda fase, quella dello scambio maturo, consiste nel raggiungimento degli obiettivi definiti nella prima fase e delle aspettative dei mentee. La terza fase è la separazione: il mentee, che nel processo di mentoring ha rafforzato le proprie competenze, abilità e conoscenze, è pronto ad affrontare le situazioni in autonomia e può diventare il mentor per altre persone (dipendenti) dell’organizzazione. Per consentire la concatenazione di queste fasi e per rendere il processo di mentoring conforme alle aspettative di mentor, mentee e organizzazioni, esso va pianificato e progettato prima del suo inizio.

La prima decisione da prendere nell’organizzazione che attua il processo di mentoring riguarda l’unità/le persone responsabili dell’organizzazione e dell’attuazione del mentoring. Il Reparto delle Risorse Umane è di solito il centro organizzativo del mentoring, ma è sempre più spesso supportato dal Reparto IT. Nella fase di progettazione del mentoring, nel Team possono essere nominati rappresentanti di vari reparti. È importante che questo Team sia in grado di prendere decisioni vincolanti e, se necessario, sia supportato dall’esterno da mentor esperti appartenenti all’organizzazione o da esperti di “mercato”.

Se il processo di mentoring viene svolto nell’ambito di un progetto esterno, il suo svolgimento deriva direttamente dai presupposti del progetto. In una situazione del genere, la progettazione si limita ad adeguare i requisiti del progetto alla specificità dell’organizzazione. Spesso, nel progetto c’è un team di coordinamento che supporta le persone e i team dell’organizzazione responsabili dell’implementazione del mentoring.

Nella fase di progettazione del processo di mentoring, è fondamentale rispondere alla domanda su ciò che vogliamo ottenere attraverso il mentoring, cioè quali benefici ci aspettiamo, sia come organizzazione sia come soggetti direttamente coinvolti nel mentoring (Tabella ).

Potenziali benefici derivanti dall'attuazione del processo di mentoring:

Vantaggi per l'organizzazione	Vantaggi per il mentee	Vantaggi per il mentor
sostegno (estensione e integrazione) della politica di formazione dell'organizzazione sostegno dei processi di gestione delle conoscenze attuazione dei principi organizzativi dell'"apprendimento" "age management" nell'organizzazione creazione di opportunità per i dipendenti esperti di utilizzare appieno le conoscenze e l'esperienza acquisite nel corso della carriera possibilità di trasmettere preziose conoscenze nascoste tra i dipendenti, difficili da impartire durante la formazione tradizionale preservazione del capitale intellettuale dell'organizzazione creazione di sfide per i dipendenti a vari livelli di sviluppo professionale aumento del valore e della qualità del capitale umano e sociale (ad esempio, rafforzamento delle competenze sociali) crescita professionale più rapida dei dipendenti e dell'organizzazione "team building", possibilità di svolgere diversi ruoli all'interno del team maggiore motivazione dei dipendenti limitazione delle attività di formazione svolte da imprese esterne rafforzamento di preziosi elementi di cultura organizzativa, grazie alla possibilità di una trasmissione completa delle competenze, dei metodi di lavoro e dei sistemi di valori ai dipendenti da parte di una persona autorevole riduzione delle fluttuazioni di personale; adattamento del personale giovane	maggiore indipendenza e fiducia in se stesso, sensazione di essere trattato come singolo individuo maggiore responsabilità per la propria situazione e per la propria crescita professionale miglioramento delle qualifiche maggiore soddisfazione per i risultati professionali conseguiti maggiore partecipazione allo svolgimento dei compiti, in particolare a quelli insegnati dal mentor maggiore motivazione sul lavoro possibilità di intraprendere regolarmente, con il sostegno del "maestro", una riflessione sul proprio comportamento e sul proprio sviluppo acquisizione/rafforzamento di competenze sociali acquisizione di conoscenze e competenze strettamente correlate alla specificità del posto di lavoro e alle esigenze del mentee crescita personale e professionale maggiore fiducia nelle proprie competenze; capacità di imparare dagli errori sviluppo o rafforzamento di un atteggiamento positivo acquisizione di conoscenze relative all'organizzazione, alle sue strutture e alla sua cultura	aggiornamento delle conoscenze acquisite, consapevolezza di sentirsi apprezzati metodo per affrontare il burnout senso di soddisfazione derivante dal fatto di guidare il mentee soddisfazione legata allo svolgimento di un ruolo autorevole consapevolezza di sentirsi efficaci e "indispensabili" per l'organizzazione possibilità di beneficiare di conoscenze moderne e conoscere le prospettive dei lavoratori più giovani possibilità di "tirare su" un collaboratore competente o un successore senso di importanza e responsabilità per lo sviluppo dell'organizzazione sviluppo/rafforzamento delle proprie competenze sociali sviluppo e rafforzamento della capacità di comunicare con altre persone

Nell'attuazione del processo di mentoring, ogni organizzazione deve prendere in considerazione la seguente serie di domande. Le risposte determineranno la pianificazione del processo di mentoring all'interno dell'organizzazione.

PER INIZIARE

Prima di pianificare il processo di mentoring nella vostra organizzazione, rispondete alle seguenti domande:

Domanda 1 L'organizzazione ha avuto esperienze nel campo del mentoring in passato?
Domanda 2 Quale forma o quali forme di mentoring si preferiscono nella vostra organizzazione?
Domanda 3 Quali sono le finalità e la portata del programma (finalità specifiche per gruppi specifici di dipendenti, per l'organizzazione)?
Domanda 4 Quali funzioni e compiti deve svolgere il mentor?
Domanda 5 Chi dovrebbe essere il mentor e il mentee e quali saranno i criteri di selezione?
Domanda 6 Quali competenze del mentor sono considerate fondamentali nell'organizzazione?
Domanda 7 Quali sono le competenze più importanti del mentee?
Domanda 8 In che modo i mentor e i mentee devono essere preparati per iniziare l'attuazione del programma?
Domanda 9 Quale sostegno si richiede all'organizzazione? Come deve essere organizzato il mentoring?
Domanda 10 Come vanno definite le esigenze di formazione dei partecipanti al mentoring?
Domanda 11 Qual è il ruolo e qual è la responsabilità dei mentor e dei mentee?
Domanda 12 L'organizzazione segue determinati principi? E a sostegno dell'attuazione del programma sono state introdotte politiche relative a quei principi? Come viene attuata la politica in materia di fiducia?
Domanda 13 Come (e da chi) saranno valutati i rapporti tra il mentor e il mentee?
Domanda 14 Quali saranno i parametri di misurazione per la valutazione dei risultati del mentoring? Quali indicatori si dovranno applicare?
Domanda 15 Quale sostegno dovrà essere fornito a mentor e mentee quando i rapporti di mentoring non procederanno come previsto?
Domanda 16 Il programma di mentoring sarà promosso? In caso affermativo, in modo formale o informale?

Nella parte successiva dello studio verranno analizzate tutte le domande di cui sopra (alcune delle quali saranno raggruppate per argomento)