M3.06. Προετοιμασία αξιολόγησης της διαδικασίας mentoring

1. Τι είναι αξιολόγηση

Σκοπός της αξιολόγησης είναι να εκτιμήσει την αξία ενός προγράμματος καθοδήγησης (mentoring) και μέσω της ανάλυσης των συλλεγμένων δεδομένων εξάγονται συμπεράσματα σχετικά με την ποιότητα, την αξία και τη σημασία του προγράμματος. Αυτά τα αποτελέσματα μπορούν να διαδοθούν σε όσους ενδιαφέρονται για το πρόγραμμα (εμπλεκόμενα μέρη) και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν την ποιότητα του προγράμματος.
Η αξιολόγηση αποτελεί βασικό βήμα στο πρόγραμμα mentoring. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θα μπορούσαν να καθορίσουν την τύχη του προγράμματος. Επομένως, είναι απαραίτητο η αξιολόγηση να γίνει σωστά και να αποφευχθούν οι ακόλουθες παγίδες:

• Μεροληπτική αξιολόγηση από τον αξιολογητή
• Χρήση εσφαλμένων μεθόδων αξιολόγησης
• Παρανόηση των συλλεγμένων δεδομένων
• Παραπλανητική παρουσίαση των συλλεγμένων δεδομένων
• Ελλειπής διαδικασία αξιολόγησης λόγω έλλειψης εμπειρίας / πόρων

Η αξιολόγηση είναι μια πολύτιμη διαδικασία επειδή παρέχει την ευκαιρία χρήσης των αποτελεσμάτων αξιολόγησης για να γίνουν θετικές αλλαγές σε ένα τρέχον πρόγραμμα mentoring ή μπορεί να προσφέρει το κίνητρο για την ανάπτυξη ενός πιλοτικού προγράμματος σε περισσότερα τμήματα.
Τα προγράμματα mentoring που εφαρμόζονται σε έναν οργανισμό μπορούν να ποικίλουν σε μέγεθος και δομή. Αυτή η διαφορά μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες, για παράδειγμα:

• Μέγεθος οργανισμού
• Αριθμός τμημάτων εντός του οργανισμού
• Αναγνωρισμένη ανάγκη για πρόγραμμα mentoring
• Διαθεσιμότητα πόρων
• Tο χρονικό διάστημα εφαρμογής του προγράμματος mentoring (δηλαδή μπορεί να δοκιμαστεί πιλοτικά σε ένα ή δύο τμήματα, πριν να εφαρμοστεί σε ολόκληρη την επιχείρηση)

Τα παρακάτω οργανογράμματα δείχνουν τις πιθανές παραλλαγές μεταξύ δύο διαφορετικών προγραμμάτων mentoring.

Οργανόγραμμα του προγράμματος mentoring σε τρία Τμήματα μιας επιχείρησης

Οργανόγραμμα ενός μικρού προγράμματος mentoring

Η διαδικασία αξιολόγησης, χρησιμοποιώντας εκτιμητική σκέψη, είναι μια συστηματική προσέγγιση κατά την οποία:

• Προσδιορίζονται οι υποθέσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους πιστεύετε ότι η στρατηγική, η πρωτοβουλία ή το πρόγραμμά σας θα λειτουργήσει.
• Καθορίζεται η αλλαγή που αναμένετε να δείτε κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση όσων θέλετε να κάνετε.
• Συλλέγονται και αναλύονται δεδομένα για να γίνει κατανοητό τι συνέβη.
• Διαχέονται και ερμηνεύονται τα αποτελέσματα.
• Λαμβάνονται αποφάσεις για να γίνουν βελτιώσεις.

Η εκτιμητική σκέψη είναι μια συστηματική διαδικασία συλλογής και ανάλυσης δεδομένων, προκειμένου να σχεδιαστούν η στρατηγική, η πρωτοβουλία, το πρόγραμμα, η πολιτική ή η επιχείρησή σας.

Η αξιολόγηση είναι μια συνεργατική προσέγγιση, στην οποία συμμετέχουν διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη, μεταξύ των οποίων:

• Τα μέρη που συμμετέχουν στη χρηματοδότηση του προγράμματος
• Το οργανωσιακό προσωπικό
• Οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμα mentoring
• Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου
• Συμμετέχοντες οργανισμοί (π.χ. αναθέτοντες εξωτερικοί αξιολογητές)
• Φορείς χάραξης πολιτικής

Η διαδικασία αξιολόγησης πρέπει να επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στη χρησιμότητα, δηλαδή τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θα πρέπει να είναι πρακτικά και χρήσιμα για τους τελικούς χρήστες / ενδιαφερόμενα μέρη. Ως εκ τούτου, η αξιολόγηση θα πρέπει να εξετάσει:

• Την εφαρμογή και τον αντίκτυπο ως συνεχής διαδικασία και σε ποιες δράσεις θα πρέπει να βασιστείτε και όχι να αντικαταστήσετε
• Τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών για την προώθηση βελτιώσεων που μπορείτε να διατηρήσετε με την πάροδο του χρόνου
• Τα προηγούμενα «διδάγματα» από την έρευνα μαζί με τις τρέχουσες προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών
• Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και πώς η πραγματικότητα μπορεί να διαφέρει από τη θεωρία
• Την αξία των αποτελεσμάτων που θα προκύψουν από τη διαδικασία αξιολόγησης

Το πρόγραμμα mentoring που εφαρμόζεται στην επιχείρησή σας θα επηρεάσει τη στρατηγική παρακολούθησης και αξιολόγησης. Ένα μικρό πρόγραμμα με λίγους μόνο ενεργούς χρήστες (π.χ. μέντορας, καθοδηγούμενος/η, υπεύθυνος προγράμματος mentoring) θα χρειαστεί μια διαφορετική προσέγγιση για την αξιολόγηση από ένα πρόγραμμα καθοδήγησης σε επίπεδο επιχείρησης με πολλούς συμμετέχοντες και πολλά επίπεδα. Επιπλέον, ένα πρόγραμμα καθοδήγησης μπορεί να είναι τυπικό ή μη τυπικό, ανεξάρτητα από τον αριθμό των εμπλεκόμενων ατόμων.
Ένα τυπικό πρόγραμμα καθοδήγησης είναι πιο πιθανό να εφαρμόσει πολιτικές και διαδικασίες, οι οποίες θα είναι πολύτιμες για τον προγραμματισμό παρακολούθησης και αξιολόγησης. Σε αυτή την ενότητα θα συζητηθούν οι μέθοδοι και οι τεχνικές για την αξιολόγηση ενός προγράμματος mentoring. Αυτό θα σας επιτρέψει να λάβετε τεκμηριωμένη απόφαση κατά την ανάπτυξη του δικού σας σχεδίου αξιολόγησης.

2. Αρχές και μέθοδοι αξιολόγησης της διαδικασίας καθοδήγησης (mentoring)

Η διαδικασία μπορεί να γίνει με χρήση διαμορφωτικής ή αθροιστικής αξιολόγησης.

Διαμορφωτική (formative) αξιολόγηση:	Η διαμορφωτική αξιολόγηση είναι μια συνεχής παρακολούθηση όλου του προγράμματος mentoring.
Αθροιστική (summative) αξιολόγηση:	Η αθροιστική αξιολόγηση είναι μια διαδικασία που πραγματοποιείται στο τέλος του προγράμματος mentoring.

Η διαμορφωτική ή η αθροιστική αξιολόγηση μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας δύο βασικές μεθόδους: Τη διαδικασία και το αποτέλεσμα.

Η αξιολόγηση της διαδικασίας επικεντρώνεται στο κατά πόσον ένα πρόγραμμα υλοποιείται όπως προβλέπεται, πώς βιώνεται και κατά πόσον απαιτούνται αλλαγές για την αντιμετώπιση οποιωνδήποτε προβλημάτων (π.χ. δυσκολίες στην πρόσληψη και διατήρηση των μεντόρων, υψηλό κύκλο εργασιών των καθοδηγούμενων, υψηλό κόστος διαχείρισης του προγράμματος).

Η αξιολόγηση του αποτελέσματος επικεντρώνεται στο ποια είναι, αν υπάρχουν, αποτελέσματα. Τα σχέδια μπορούν για παράδειγμα να συγκρίνουν τους στόχους με τα αποτελέσματα ή να εξετάζουν τις διαφορές μεταξύ των προσεγγίσεων mentoring. Οι πληροφορίες αυτού του είδους είναι απαραίτητες για την αυτο-παρακολούθηση και μπορούν να αφορούν σε βασικά ερωτήματα σχετικά με τα προγράμματα και τις σχέσεις.

Οι αξιολογήσεις των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας είτε:

• Ποιοτική αξιολόγηση ή
• Ποσοτική αξιολόγηση

Ποσοτική αξιολόγηση:	Οι ποσοτικές μέθοδοι είναι αυτές που εκφράζουν τα αποτελέσματά τους σε αριθμούς. Τείνουν να απαντούν σε ερωτήσεις όπως "Πόσα;" ή "Πόσο;" ή "Πόσο συχνά;"
Ποιοτική αξιολόγηση:	Οι ποιοτικές μέθοδοι δεν παράγουν αριθμητικά αποτελέσματα από μόνες τους. Μπορεί να περιλαμβάνουν ερωτήσεις για απαντήσεις-τοποθετήσεις σχετικά με πολύπλοκα ζητήματα ή την παρατήρηση αλληλεπιδράσεων σε πολύπλοκες καταστάσεις.

Οι ποιοτικές και ποσοτικές μέθοδοι είναι, στην πραγματικότητα, συμπληρωματικές. Η καθεμία έχει τα δυνατά και τα αδύναμα σημεία της που η άλλη δεν έχει και από κοινού μπορούν να παρουσιάσουν μια σαφέστερη εικόνα της κατάστασης από ό, τι η καθεμία μόνη της. Συχνά, οι πιο ακριβείς πληροφορίες αποκτώνται όταν χρησιμοποιούνται διάφορες παράμετροι κάθε μεθόδου. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, αλλά όταν είναι, μπορεί να αποφέρει τα καλύτερα αποτελέσματα.

Evaluation assessment methods

Κατά τον καθορισμό της στρατηγικής αξιολόγησης, πρέπει να εξεταστεί η σχέση mentoring. Σκοπός του προγράμματος mentoring είναι ουσιαστικά η προώθηση της ανάπτυξης και ικανοποίησης των συμμετεχόντων.

Οι σχέσεις mentoring είναι επιτυχείς και ικανοποιητικές για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη όταν υπάρχουν συγκεκριμένες συνθήκες και τόσο ο μέντορας όσο και ο/η καθοδηγούμενος/η λαμβάνουν ενεργό ρόλο.

Οι ακόλουθοι παράγοντες προτείνονται ως βασικοί δείκτες για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα mentoring για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των αποτελεσμάτων mentoring:

1. Σκοπός:

• Είναι σαφείς για τους λόγους που συναντιούνται και οι δύο εταίροι
• Οι ρόλοι και οι στόχοι συζητήθηκαν και συμφωνήθηκαν και από τα δύο μέρη
• Και οι δύο εταίροι θα αναγνωρίσουν πότε έχουν ολοκληρώσει το σκοπό τους.

2. Επικοινωνία:

• Ο μέντορας και ο/η καθοδηγούμενος/η επικοινωνούν με τρόπους που προτιμούν και οι δύο
• Επικοινωνούν ο ένας με τον άλλο στο χρονικό πλαίσιο που έχουν ορίσει.
• Και τα δύο μέρη ακούνε με προσοχή και θυμούνται πληροφορίες.
• Η ανταλλαγή πληροφοριών και η συνομιλία είναι αμφίδρομη.
• Παρακολουθείται η μη λεκτική επικοινωνία (π.χ. η γλώσσα του σώματος υποστηρίζει τη λεκτική επικοινωνία)

3. Εμπιστοσύνη:

• Οι πληροφορίες είναι ευπρόσδεκτες και διατηρούνται εμπιστευτικές.
• Διατηρούνται οι δεσμεύσεις και δεν γίνονται ακυρώσεις χωρίς επιτακτικούς λόγους.
• Κανείς εταίρος δε μιλάει αρνητικά ή ασκεί άδικη κριτική.
• Καθώς αναπτύσσεται η σχέση, αναπτύσσεται και εμπιστοσύνη και αυξάνεται η ανταλλαγή πληροφοριών

4. Διαδικασία:

• Οι συναντήσεις είναι τακτικές και σε χρόνο που βολεύει και τα δύο μέρη
• Η κάθε ενότητα του προγράμματος έχει συγκεκριμένη διάρκεια.
• Και τα δύο μέρη θα πρέπει να απολαμβάνουν τις συναντήσεις.
• Ο μέντορας και ο/η καθοδηγούμενος/η θα πρέπει να γνωρίζουν τα τέσσερα στάδια του τυπικού mentoring (χτίσιμο σχέσης, καθορισμός της κατεύθυνσης, υποστήριξη της προόδου και λήξη) και θα πρέπει να εργάζονται πάνω σε αυτά.
• Και τα δύο μέρη θα πρέπει να είναι ικανοποιημένα με τη συνεργασία και θα πρέπει να την αξιολογούν τακτικά ώστε να εξασφαλίζεται η συμβατότητα.

5. Πρόοδος:

• Ο/Η καθοδηγούμενος/η της εταιρικής σχέσης έχει προσδιορίσει τους κατάλληλους προσωπικούς στόχους και σημειώνει σημαντική πρόοδο στην οικοδόμηση ικανοτήτων για την επίτευξη αυτών των στόχων.
• Και τα δύο μέρη προσδιορίζουν τις ενδιαφέρουσες μαθησιακές εμπειρίες και επεξεργάζονται τα αποτελέσματα μαζί.

6. Ανατροφοδότηση:

• Και τα δύο μέρη συζητούν και συμφωνούν για τη μορφή ανατροφοδότησης.
• Η ανατροφοδότηση πρέπει να γίνεται με ειλικρίνεια και διακριτικότητα και όσο συχνά έχει συμφωνηθεί.
• Η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι ευπρόσδεκτη και κανένα από τα συμβαλλόμενα μέρη να μην κρατάει αμυντική στάση, αλλά να λαμβάνει άμεσα μέτρα για την εφαρμογή της.

Χρησιμοποιώντας αυτές τις 6 βασικές παραμέτρους μπορούν να καθοριστούν οι ερωτήσεις αξιολόγησης και στη συνέχεια να δημιουργηθεί ένα πλαίσιο μέτρησης για τον προσδιορισμό της πηγής των δεδομένων, τη συχνότητα συλλογής δεδομένων και τα ποιοτικά και ποσοτικά μέτρα για τυχόν αλλαγές. Οι πληροφορίες αυτές μαζί με τις μεθόδους συλλογής δεδομένων, τις στρατηγικές ανάλυσης και τη σύνταξη σχετικών αναφορών λαμβάνονται υπόψη προκειμένου να σχηματίσουν το σχέδιο αξιολόγησης.

Αφού ολοκληρωθεί το σχέδιο αξιολόγησης, μπορεί να ξεκινήσει η συλλογή δεδομένων και να ακολουθήσει η ανάλυση τους. Ορισμένες αναλύσεις μπορούν να είναι γραμμικές και απλές. Για παράδειγμα, αν ο στόχος της αξιολόγησης είναι να μάθετε τον αντίκτυπο του προγράμματος mentoring στην επιχείρησή σας, τότε η ακολουθία των δραστηριοτήτων είναι περισσότερο ή λιγότερο γραμμική, όπως σημειώνεται παρακάτω:

• Συλλογή δεδομένων από τα ενδιαφερόμενα μέρη πριν την έναρξη του προγράμματος.
• Συλλογή δεδομένων στη μέση ή στο τέλος του προγράμματος (ή και τα δύο).
• Ανάλυση δεδομένων χρησιμοποιώντας στατιστικά στοιχεία (π.χ. ποσοστά) και κωδικοποιημένα ποιοτικά δεδομένα.

Συμβουλές για την ανάλυση: Εάν συλλέγετε δεδομένα από την έρευνα, ελέγξτε και "ξεκαθαρίστε" τα δεδομένα πριν ξεκινήσετε την ανάλυσή σας (δηλαδή αφαιρέστε τις έρευνες με ελλιπή δεδομένα (π.χ. ορισμένα άτομα δεν απάντησαν σε όλες τις ερωτήσεις) χρησιμοποιώντας απλές μεθόδους (χειροκίνητα) ή εξειδικευμένο λογισμικό). Αν συλλέγετε ποιοτικά δεδομένα, ελέγξτε τις σημειώσεις και, εάν είναι απαραίτητο, κάνετε την απαραίτητη παρακολούθηση ή αναθεωρήστε την κατάσταση για να συμπληρώσετε οποιαδήποτε κενά στις πληροφορίες. Διαθέστε αρκετό χρόνο και χρήματα για την ανάλυση. Η ποιοτική ανάλυση απαιτεί περισσότερους πόρους, διότι χρειάζεται περισσότερος χρόνος για ανάγνωση, κωδικοποίηση και συνοπτική παρουσίαση από ό, τι για την εισαγωγή των δεδομένων και τον υπολογισμό των ποσοστών ή άλλων στατιστικών στοιχείων που εμπλέκονται στην ποσοτική ανάλυση.

Τα επόμενα στάδια μετά τη συλλογή και την ανάλυση των δεδομένων αφορούν στην επικοινωνία και την ερμηνεία των ευρημάτων και τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων σχετικά με τις βελτιώσεις και τα επόμενα βήματα. Όσον αφορά στην αναφορά, ερμηνεία και ανταπόκριση των ευρημάτων της αξιολόγησης θα γίνει εκτενής αναφορά στην ενότητα "Υλοποίηση αξιολόγησης κατά τη διαδικασία mentoring".

2.1. Επίκεντρο της ανάλυσης

Το σημείο που επικεντρώνεται η ανάλυση αποτελεί το αντικείμενο της ανάλυσης της αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένης της επιχείρησης, του προσωπικού, του προγράμματος, της πολιτικής ή της στρατηγικής κλπ. Το επίκεντρο της αξιολόγησης δεν περιορίζεται μόνο σε ένα θέμα και μπορεί να περιλαμβάνει ταυτόχρονα ένα ή περισσότερα θέματα.

Ανάλογα με το πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα της προσπάθειας και των προσδοκιών όλων των βασικών ενδιαφερομένων, μπορείτε να αποφασίσετε το που θα εστιάσετε την αξιολόγηση.

Όταν το επίκεντρο της ανάλυσης είναι το άτομο:

• Καταγράφετε τις αλλαγές που αντιμετωπίζουν τα άτομα.
• Η αξιολόγησή σας συνήθως θα πρέπει να αξιολογήσει δύο πράγματα:

1. 1. τον βαθμό στον οποίο εφαρμόζεται η στρατηγική, η πρωτοβουλία ή το πρόγραμμα
2. 2. εάν οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες είχαν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Όταν το επίκεντρο της ανάλυσης είναι η επιχείρηση:

• Αξιολόγηση των αλλαγών στις προτεραιότητες, πολιτικές και πρακτικές της επιχείρησής σας.
• Η διαδικασία αξιολόγησης θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη συλλογή και ανάλυση δεδομένων σχετικά με τους βασικούς δείκτες αποτελεσμάτων, όπως πόσο επιτυχής ήταν η επιχείρηση
  • Συμμετοχή και διατήρηση της εμπλοκής διαφόρων ομάδων ανθρώπων
  • Παροχή πόρων για το πρόγραμμα mentoring
  • Ανάπτυξη της βασικής τεκμηρίωσης και καθοδήγησης (π.χ. πολιτικής και στρατηγικής) για το πρόγραμμα
  • Παροχή ή/και υποστήριξη της ανάπτυξης και των ευκαιριών για τους/ις καθοδηγούμενους/ες

Όταν το επίκεντρο της ανάλυσης είναι το πρόγραμμα καθοδήγησης:

• Για να αξιολογήσετε τις νέες ή προσαρμοσμένες πρωτοβουλίες ή προγράμματα, θα μπορούσατε να κάνετε μια έρευνα για να κατανοήσετε:
  • Πώς υλοποιήθηκε η προσπάθεια.
  • Ποια στοιχεία το έκαναν αποτελεσματικό.
  • Τι λειτούργησε και δεν λειτούργησε και γιατί.
  • Τι γνώση, δεξιότητες και άλλες ικανότητες απαιτούνται από το προσωπικό για την υλοποίηση της προσπάθειας.
  • Το πιο σημαντικό, πώς να τελειοποιήσετε την προσπάθεια.
• Πολλά από τα δεδομένα που συλλέχθηκαν θα μπορούσαν να είναι ποιοτικά. Όταν τα στοιχεία της πρωτοβουλίας ή του προγράμματος είναι τελικά και σταθερά, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια εκτίμηση ή συνολική αξιολόγηση και να συνδυάσετε τη χρήση ενός οιονεί πειραματικού σχεδίου (quasi-experimental design) χρησιμοποιώντας την παραπάνω μεθοδολογία για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητά της.

Ένα οιονεί πειραματικό σχέδιο αξιολογεί την αιτιώδη συνάφεια ενός προγράμματος, συγκρίνοντας δυο ομάδες συμμετεχόντων (την «πειραματική» ομάδα και το «μάρτυρα») ή συγκρίνοντας τα δεδομένα που συλλέχθηκαν από μία ομάδα συμμετεχόντων πριν και μετά τη συμμετοχή τους στο πρόγραμμα.

2.2. Εσωτερική «εναντίον» εξωτερικής αξιολόγησης

Η εσωτερική αξιολόγηση διεξάγεται από έναν υπάλληλο του προσωπικού της επιχείρησης που υλοποιεί το πρόγραμμα ή την οντότητα που αξιολογείται, ενώ η εξωτερική αξιολόγηση πραγματοποιείται από το έναν αξιολογητή που δεν είναι υπάλληλος της επιχείρησης.
Αν μια επιχείρηση θα πρέπει να διεξάγει εσωτερική ή εξωτερική αξιολόγηση συνήθως εξαρτάται από τους διαθέσιμους πόρους, τα προσόντα του εσωτερικού ή εξωτερικού αξιολογητή, το πεδίο εφαρμογής της αξιολόγησης και τις απαιτήσεις του χρηματοδότη. Ωστόσο, άλλοι παράγοντες εξίσου σημαντικοί ώστε να ληφθεί αυτή η απόφαση είναι:

• Οι εξωτερικοί αξιολογητές μπορούν να φέρουν μια ευρύτερη οπτική, ενώ οι εσωτερικοί αξιολογητές τείνουν να έχουν οικείες γνώσεις σχετικά με το πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί η στρατηγική, η πρωτοβουλία ή το πρόγραμμα.
• Οι εξωτερικοί αξιολογητές μπορούν να θεωρηθούν ως απειλή ενώ οι εσωτερικοί αξιολογητές μπορούν να θεωρηθούν λιγότερο αντικειμενικοί.

Μερικές φορές, δεν υπάρχει άλλη επιλογή επειδή ο χρηματοδότης απαιτεί εξωτερική αξιολόγηση. Ανεξάρτητα από το εάν έχει επιλεγεί εσωτερικός ή εξωτερικός αξιολογητής, υπάρχουν σαφείς τρόποι ανταπόκρισης που θα πρέπει να καθοριστούν από την αρχή.

3. Εμπλεκόμενα μέρη

Καθώς πολλά εμπλεκόμενα μέρη συμμετέχουν στην αξιολόγηση, θα πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν (ή να μη χρησιμοποιηθούν) οι πληροφορίες και τα ευρήματα που έχετε μοιραστεί με τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένου του αξιολογητή σας. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που συλλέγετε για την αξιολόγηση δεν μπορούν να ληφθούν εκτός πλαισίου ή να αντιπαραβληθούν. Εάν έχετε έναν συγκεκριμένο αξιολογητή, θα πρέπει να εργαστείτε μαζί του σχετικά με αυτό το ζήτημα.
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία προσδιορισμού και συμμετοχής των ενδιαφερομένων είναι η απάντηση στην ερώτηση:

Θα πρέπει να λάβετε υπόψη ποιος ενδιαφέρεται να μάθει για την αξιολόγηση του προγράμματος και να προσδιορίσετε ποιος ενδιαφέρεται για τις απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως:

• Γίνεται το πρόγραμμα mentoring όπως προγραμματίστηκε; Ποιος μπορεί να ωφεληθεί ή να χάσει από τον τρόπο εκτέλεσης του προγράμματος;
• Επωφελούνται οι συμμετέχοντες από την εφαρμογή του προγράμματος, όπως επιθυμείτε;
• Ποιος πρόκειται να ωφεληθεί ή να χάσει αν το κάνουν ή δεν το κάνουν;
• Το πρόγραμμα mentoring έχει αποτέλεσμα; Ποιος θα επωφεληθεί ή θα χάσει εάν έχει ή δεν έχει επωφεληθεί;
• Μπορούν τα αποτελέσματα να επηρεάσουν τις πολιτικές; Ποιος μπορεί να ωφεληθεί ή να χάσει εάν το κάνει ή όχι;

Εξέταση των διαφορετικών τύπων ενδιαφερομένων
Ο παρακάτω πίνακας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τις ανάγκες των ενδιαφερομένων για το πρόγραμμα mentoring στην επιχείρησή σας.

Ενδιαφερόμενα μέρη	Γιατί ενδιαφέρονται να μάθουν πώς λειτουργεί το πρόγραμμά σας;
Φορείς χρηματοδότησης	Θέλουν να μάθουν εάν οι επενδύσεις τους χρησιμοποιήθηκαν σωστά. Αν το πρόγραμμα mentoring δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες, θα ήθελαν να μάθουν γιατί και να λάβουν αποφάσεις σχετικά με τη συνέχιση της χρηματοδότησης του προγράμματος ή την ενίσχυση του προγράμματος (ή όχι) βάσει των ευρημάτων.
Προσωπικό του προγράμματος	Θέλουν να μάθουν αν κάνουν σωστά τη δουλειά τους και αν επιφέρουν θετικές αλλαγές στους/ις καθοδηγούμενους/ες, όπως αναφέρονται στο σχέδιο mentoring. Εάν όχι, θα ήθελαν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες για να βελτιώσουν το πρόγραμμά τους.
Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου	Θέλουν να μάθουν για την πρόοδο του προγράμματος και για τον αντίκτυπο που έχει (ή όχι) στους υπαλλήλους τους (καθοδηγούμενους/ες). Εάν έχει αντίκτυπο, θα ήθελαν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για τη συγκέντρωση κεφαλαίων. Εάν όχι, θα ήθελαν να γνωρίζουν τις δυσκολίες που αντιμετωπίζει το πρόγραμμα.
Συμμετέχοντες στο πρόγραμμα	Οι καθοδηγούμενοι/ες θέλουν να σας πουν εάν και πώς το πρόγραμμα τους βοηθά να ανταποκριθούν στους στόχους της σταδιοδρομίας τους. Θέλουν να μάθουν αν τα ευρήματα ταιριάζουν με τις εμπειρίες που είχαν. Αν όχι, θα ήθελαν να βοηθήσουν το πρόγραμμα να καταγράψει με μεγαλύτερη ακρίβεια τα αποτελέσματα.

Χρήση αξιολόγησης από διαφορετικούς ενδιαφερομένους
Διαφορετικά εμπλεκόμενα μέρη πιθανώς θα χρησιμοποιούν την αξιολόγηση για διαφορετικούς σκοπούς, έχοντας ορισμένα οφέλη αλλά και για να τα αντιμετωπιστούν οι πιθανοί κίνδυνοι που θα μπορούσαν να αποφευχθούν εάν υπήρχε κάποια στρατηγική.
Στον παρακάτω πίνακας δίνονται γενικά παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να σκεφτείτε τα οφέλη και τους κινδύνους για κάθε ομάδα και πώς μπορείτε να τους αποφύγετε στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας, καθώς κάθε κατάσταση είναι διαφορετική.

Οφέλη και πιθανοί κίνδυνοι της αξιολόγησης

Ομάδες εμπλεκομένων μερών	Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης μπορούν να βοηθήσουν αυτή την ομάδα… help this group by . . .	Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θέτουν την ομάδα σε κίνδυνο… put this group at risk by . . .	Για να μειωθούν οι κίνδυνοι, θα πρέπει να…
Φορείς χρηματοδότησης	Αποδεικνύοντας ότι οι επιχορηγήσεις ήταν χρήσιμες και χρησιμοποιήθηκαν αποτελεσματικά..	Υπογραμμίζοντας ότι ο φορέας χρηματοδότησης μπορεί να δίνει επιχορηγήσεις που δεν λειτουργούν και η χρηματοδότηση θα πρέπει να σταματήσει.	Εμπλέξετε τους υπευθύνους του προγράμματος εγκαίρως για να καταλάβετε τι θεωρούν επιτυχία και να συζητήσετε τις ανάγκες πληροφόρησης.
Προσωπικό του προγράμματος	Δείχνοντας ότι οι προσπάθειές τους στο πρόγραμμα έχουν κάνει τη διαφορά.	Δείχνοντας ότι η δουλειά τους δεν έχει κάνει τη διαφορά. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε περικοπές προϋπολογισμού και ενδεχομένως ακόμη και σε περικοπές προσωπικού. .	Εργαστείτε με το προσωπικό εγκαίρως για να διασφαλίσετε ότι οι ερωτήσεις αξιολόγησης ευθυγραμμίζονται με τις απαιτήσεις των πόρων.
Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου	Προσδιορίζοντας τομείς που η επιχείρηση κάνει τη διαφορά.	Προσδιορίζοντας τα αδύναμα σημεία στην ηγεσία της επιχείρησης, τα διοικητικά και οικονομικά συστήματα και τις καθημερινές λειτουργίες.	Εμπλέξετε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου στο σχεδιασμό και την εφαρμογή της αξιολόγησης.
Συμμετέχοντες στο πρόγραμμα	Ενισχύοντας, συνεχίζοντας ή επεκτείνοντας τα προγράμματα μπορούν να συνεχίσουν να συμμετέχουν και να επωφελούνται.	Περιορίζοντας τις ευκαιρίες που προσφέρουν τα προγράμματα.	Τους εμπλέκετε εγκαίρως ώστε να μπορούν να φανταστούν πώς είναι ένα επιτυχημένο πρόγραμμα mentoring και να τους δείξετε ποια είναι τα οφέλη γι' αυτούς αν συμμετέχουν.

Αφιερώστε χρόνο για να συμπληρώσετε έναν πίνακα κινδύνου, χρησιμοποιώντας τον παραπάνω πίνακα ως παράδειγμα. Θα πρέπει να συνεργαστείτε με κάθε ομάδα ενδιαφερομένων για να σχεδιάσετε και να λάβετε μέτρα για να αποφύγετε παρανοήσεις σχετικά με την αξιολόγηση και τη μη ορθή χρήση των ευρημάτων.

3.1. Πώς να βρεθούν τα βασικά εμπλεκόμενα μέρη

Όταν καθορίζετε ποιος θα μπορούσε να χαρακτηριστεί ως εμπλεκόμενος, θα πρέπει να προσδιορίσετε ποιες είναι οι ανάγκες σας για να αξιολογήσετε ποιον θα πρέπει να συμπεριλάβετε. Εφόσον οι εμπλεκόμενοι φορείς προσφέρουν διαφορετική αξία, οι λόγοι για τους οποίους καλούνται να συμμετάσχουν ορισμένα άτομα ή ομάδες θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα εξής:

• Να έχουν γνώση του προγράμματος που αξιολογείται (π.χ. το προσωπικό και οι εμπειρογνώμονες που έχετε προσλάβει)
• Να αντιπροσωπεύουν ποικίλες προοπτικές και εμπειρίες
• Να επηρεάζονται από το πρόγραμμα (π.χ. συμμετέχοντες στο πρόγραμμα)
• Να είναι σε θέσεις επιρροής (π.χ. μέλη του διοικητικού συμβουλίου, φορείς χρηματοδότησης)
• Να υποστηρίζουν τη διαδικασία αξιολόγησης και να συμμετέχουν στον σχεδιασμό και την εφαρμογή της αξιολόγησης
• Να είναι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις σχετικά με την αξιολόγηση και το πρόγραμμα (π.χ. διευθυντής προγράμματος, διεύθυνση)

4. Ανάπτυξη ερωτήσεων αξιολόγησης, πλαισίου μέτρησης και σχεδίου αξιολόγησης

Η αξιολόγηση είναι ένα βασικό εργαλείο που θα χρησιμοποιηθεί καθ' όλη τη διάρκεια του προγράμματος mentoring, επομένως, είναι σημαντικό τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση να επιτρέπουν την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας.
Η χρήση ενός λογικού μοντέλου έχει ως αποτέλεσμα τον αποτελεσματικό σχεδιασμό της προσπάθειας και προσφέρει μεγαλύτερες ευκαιρίες μάθησης, καλύτερη τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων και γνώση για το τι λειτουργεί και γιατί. Πιο σημαντικό, το λογικό μοντέλο βοηθά να διασφαλιστεί ότι η εκτιμητική σκέψη είναι ενσωματωμένη στο σχεδιασμό και την εφαρμογή της αξιολόγησης.

Ένα λογικό μοντέλο είναι μια γραφική αναπαράσταση της αλλαγής που απεικονίζει τη σχέση μεταξύ πόρων, δραστηριοτήτων, αποτελεσμάτων και βραχυπρόθεσμων, ενδιάμεσων και μακροπρόθεσμων αποτελεσμάτων.

Ένα λογικό μοντέλο συμβάλλει στη συρρίκνωση της εφαρμογής του προγράμματος με συστηματικό τρόπο, υπογραμμίζοντας τις συνδέσεις μεταξύ των αναγκών, των πόρων του προγράμματος, των δραστηριοτήτων, των αποτελεσμάτων, των αποτελεσμάτων και των μακροπρόθεσμων επιπτώσεων ενός προγράμματος mentoring. Με τον τρόπο αυτό, θα καθοριστούν οι ερωτήσεις αξιολόγησης, όπως:

• Πώς θα πρέπει να λειτουργήσει το πρόγραμμα;
• Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ της προγραμματισμένης διαδικασίας υλοποίησης και της πραγματικότητας;
• Πού υπάρχουν κενά ή μη ρεαλιστικές προσδοκίες στη στρατηγική υλοποίησης;
• Ποιες περιοχές του λογικού μοντέλου φαίνεται να δίνουν τα ισχυρότερα αποτελέσματα ή σχέσεις;
• Ποιες περιοχές του μοντέλου δεν λειτουργούν στην πράξη;
• Υπάρχουν βασικοί παράγοντες που δεν έχουν ενσωματωθεί στη στρατηγική του προγράμματος που πρέπει να είναι;

Με την οργάνωση ερωτήσεων αξιολόγησης με βάση το λογικό μοντέλο, μπορείτε να προσδιορίσετε καλύτερα ποιες ερωτήσεις στοχεύετε σε μια αξιολόγηση.
Υπάρχει κι άλλο ένα σκεπτικό για την ανάπτυξη ερωτήσεων αξιολόγησης. Οι ερωτήσεις εξαρτώνται επίσης από τον τύπο αξιολόγησης που θέλετε να πραγματοποιήσετε - μια αξιολόγηση απόδοσης, διαμορφωτική αξιολόγηση ή διαδικασίας, μια αθροιστική αξιολόγηση ή αποτελέσματος.
Μια αξιολόγηση απόδοσης αφορά:

• Στην εξασφάλιση της ανάληψης ευθυνών
• Στην απόδειξη ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται όπως προβλέπεται και ότι γίνεται σωστή διαχείριση
• Στην παρακολούθηση και καταγραφή της προόδου ως προς τους καθορισμένους στόχους
• Στην παροχή έγκαιρης προειδοποίησης για προβλήματα στη διαχείριση

Μια διαμορφωτική αξιολόγηση ή διαδικασίας αφορά:

• Στην κατανόηση εάν υλοποιείται ένα πρόγραμμα όπως έχει προγραμματιστεί και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα
• Στην αξιολόγηση εάν το πρόγραμμα παράγει τα προβλεπόμενα αποτελέσματα
• Στην εύρεση των δυνατών και αδύναμων σημείων του προγράμματος
• Στην ενημέρωση για τυχόν προσαρμογές στο μέσο του προγράμματος

Ένα αθροιστική αξιολόγηση ή αποτελέσματος αφορά:

• Στην διερεύνηση εάν το πρόγραμμα πέτυχε τα επιθυμητά αποτελέσματα και τι το έκανε αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό
• Στην προσαρμογή της προσπάθειας στα μέσα της πορείας
• Στην αξιολόγηση εάν η προσπάθεια είναι βιώσιμη και αναπαραγόμενη

Ένα λογικό μοντέλο είναι μια γραφική αναπαράσταση της αλλαγής που απεικονίζει τη σχέση μεταξύ πόρων, δραστηριοτήτων, αποτελεσμάτων και βραχυπρόθεσμων, ενδιάμεσων και μακροπρόθεσμων αποτελεσμάτων.

4.1. Δυο διαφορετικοί τρόποι σχεδιασμού ερωτήσεων αξιολόγησης για το πρόγραμμα mentoring

Αυτή είναι μια μέθοδος που βοηθά στη διατύπωση ερωτήσεων αξιολόγησης. Κοιτάξτε το λογικό μοντέλο και ξεκινήστε με τα ακόλουθα πέντε στοιχεία:

• Ποιος/α - Ποια ήταν η στρατηγική πρωτοβουλία σας ή το πρόγραμμα που προοριζόταν να ωφεληθεί;
• Τι –Τι είδους προσπάθεια θα πρέπει να γίνει; Τι είδους πλαίσιο χρησιμοποιήθηκε για την υλοποίηση της προσπάθειας και πώς θα μπορούσε να επηρεάσει την εφαρμογή και τα αποτελέσματά της;
• Πότε - Πότε έγιναν οι δραστηριότητες; Πότε άρχισαν να εμφανίζονται οι επιθυμητές αλλαγές;
• Γιατί - Γιατί η προσπάθεια είναι σημαντική για τον οργανισμό ή την κοινότητά σας; Γιατί μπορεί να είναι σημαντική για τους ανθρώπους άλλων οργανισμών ή κοινοτήτων;
• Πώς - Πώς μπορεί η προσπάθεια να επηρεάσει τις επιθυμητές αλλαγές ή να επιφέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα;

Αυτά είναι παραδείγματα ερωτήσεων αξιολόγησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως δείγμα.

Μια άλλη μέθοδος για τη διατύπωση ερωτήσεων αξιολόγησης είναι να εξετάσετε διαφορετικές πτυχές της στρατηγικής, της πρωτοβουλίας ή του προγράμματος σας και να δημιουργήσετε ερωτήσεις σχετικά με κάθε μία από αυτές τις πτυχές.

Χρησιμοποιώντας το λογικό μοντέλο και γνωρίζοντας τις ερωτήσεις που θέλετε να απαντήσετε, μπορείτε να αναπτύξετε ένα πλαίσιο μέτρησης, ως εργαλείο σχεδιασμού αξιολόγησης. Η ανάπτυξη ενός πλαισίου μέτρησης θα σας επιτρέψει να καθορίσετε τον τρόπο αξιολόγησης της προόδου όσον αφορά στην επίτευξη αποτελεσμάτων και την απάντηση στις ερωτήσεις αξιολόγησης.

Με ένα πλαίσιο μέτρησης για την προσπάθειά σας, έχετε μια σαφή εικόνα του τρόπου διεξαγωγής της αξιολόγησής σας. Το πλαίσιο μέτρησης παρέχει μια άλλη ευκαιρία στους ενδιαφερόμενους να καθορίσουν περαιτέρω τα αποτελέσματα. Έτσι μπορείτε να εξετάσετε τι σημαίνει το αποτέλεσμα με πιο συγκεκριμένους όρους.

Βασικά στοιχεία του πλαισίου μέτρησης

Επτά βασικά στοιχεία αποτελούν το πλαίσιο μέτρησης:

• Τα αποτελέσματα είναι άμεσα προϊόντα των δραστηριοτήτων και μπορεί να περιλαμβάνουν τύπους, επίπεδα και στόχους των υπηρεσιών που θα παρασχεθούν από τη στρατηγική, την πρωτοβουλία ή το πρόγραμμα.
• Τα αποτελέσματα είναι οι άμεσες, ενδιάμεσες και μακροπρόθεσμες αλλαγές ή οφέλη που πρέπει να τεκμηριώσετε. Αυτά τα αποτελέσματα θα πρέπει να είναι τα ίδια που προσδιορίζονται στο λογικό μοντέλο.
• Οι δείκτες είναι σημεία της προόδου ως προς την αλλαγή που ελπίζετε να κάνετε με τη στρατηγική, την πρωτοβουλία ή το πρόγραμμά σας.
• Τα μέτρα αλλαγής είναι αξίες - ποσοτικές και ποιοτικές - που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εκτιμηθεί εάν έχει σημειωθεί πρόοδος.
• Οι μέθοδοι συλλογής δεδομένων είναι οι στρατηγικές για τη συλλογή δεδομένων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει ποσοτικές μεθόδους, όπως διεξαγωγή ερευνών ή ανάλυση υφιστάμενων δεδομένων ή ποιοτικές μεθόδους, όπως διεξαγωγή συνεντεύξεων ή ανάλυση εγγράφων.
• Οι πηγές δεδομένων είναι οι τοποθεσίες από τις οποίες (π.χ. εθνική βάση δεδομένων, έρευνα προγράμματος) ή άτομα από τα οποία (π.χ. συμμετέχοντες στο πρόγραμμα) θα λάβετε δεδομένα.
• Η συχνότητα συλλογής δεδομένων είναι πόσο συχνά σκοπεύετε να συλλέξετε δεδομένα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο μέτρησης
Μόλις προσδιορίσετε τα αποτελέσματα και τις άμεσες, ενδιάμεσες και μακροπρόθεσμες συνέπειες, μπορείτε να απαριθμήσετε κάθε αποτέλεσμα και συνέπεια στο πλαίσιο μέτρησης στην πρώτη στήλη. Μετά την καταγραφή όλων, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σαφές σχέδιο για την αξιολόγηση της προόδου προς το συγκεκριμένο αποτέλεσμα ή έκβαση. Αυτό συνεπάγεται τη μετάβαση στις σειρές του πλαισίου μέτρησης από αριστερά προς τα δεξιά για τον προσδιορισμό δεικτών, μέτρων αλλαγής, μεθόδων συλλογής δεδομένων, πηγών δεδομένων και συχνότητας συλλογής δεδομένων για κάθε αποτέλεσμα. Λάβετε υπόψη ότι καθώς ολοκληρώνετε το πλαίσιο μέτρησης, ορισμένα στοιχεία ενδέχεται να περιέχουν επικαλυπτόμενες απαντήσεις. Για παράδειγμα, η πηγή δεδομένων για δύο αποτελέσματα μπορεί να είναι η ίδια.

Κατά την ανάπτυξη των ερωτημάτων αξιολόγησης, πρέπει να εξεταστούν οι ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες για τη μέτρηση προγραμμάτων καθοδήγησης.

• Διαδικασίες σχέσης
• Διαδικασίες προγράμματος
• Αποτελέσματα σχέσεων
• Αποτελέσματα προγράμματος

Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις περιοχές αξιολόγησης για τις κατηγορίες αυτές.

Κατηγορία	Αξιολόγηση
Διαδικασίες σχέσης	Τι συμβαίνει στη σχέση; Για παράδειγμα: πόσο συχνά συναντά ο μέντορας τον/ην καθοδηγούμενο/η; Έχουν αναπτύξει επαρκή εμπιστοσύνη; Υπάρχει σαφής αίσθηση κατεύθυνσης στη σχέση; Μήπως ο μέντορας ή ο/η καθοδηγούμενος/η έχουν ανησυχίες σχετικά με τη δική τους συμβολή ή τη συνεισφορά του άλλου ατόμου στη σχέση;
Διαδικασίες προγράμματος	Για παράδειγμα, πόσοι άνθρωποι παρακολούθησαν την εκπαίδευση; Πόσο αποτελεσματική ήταν η εκπαίδευση; Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαδικασίες του προγράμματος θα περιλαμβάνουν και τα δεδομένα που προέρχονται από την προσθήκη μετρήσεων από μεμονωμένες σχέσεις, για να αποκτήσουν μια ευρεία εικόνα της κατάστασης;
Αποτελέσματα σχέσεων	Έχουν ο μέντορας και ο καθοδηγούμενος/η εκπληρώσει τους στόχους που έχουν θέσει; Ενδέχεται να χρειαστούν ορισμένες προσαρμογές εάν οι συνθήκες αλλάξουν, επομένως και οι στόχοι θα πρέπει να αλλάξουν ελαφρώς.
Αποτελέσματα προγράμματος	Έχει το πρόγραμμα, για παράδειγμα, αυξήσει την διατήρηση του βασικού προσωπικού ή βελτίωσε τις ικανότητες των καθοδηγούμενων;

5. Σχέδιο αξιολόγηση

Χρησιμοποιώντας το λογικό μοντέλο, τα ερωτήματα αξιολόγησης και το εργαλείο πλαισίου μέτρησης ως τα βασικά συστατικά, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να αναπτύσσετε ένα σχέδιο αξιολόγησης που θα τα συγκεντρώνει όλα μαζί.

Ένα καλό σχέδιο αξιολόγησης θα πρέπει να έχει τα ακόλουθα στοιχεία:

• Πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα
• Ερωτήσεις αξιολόγησης: Ειδικές ερωτήσεις που είναι μετρήσιμες.
• Σχεδιασμό αξιολόγησης: Μέθοδοι συλλογής δεδομένων, τύπους δεδομένων που θα συλλέγονται, διαδικασίες δειγματοληψίας, προσέγγιση ανάλυσης, τα μέτρα που λαμβάνονται για την εξασφάλιση της ακρίβειας, της αξιοπιστίας και τους περιορισμούς.
• Χρονοδιάγραμμα: Ημερομηνίες ολοκλήρωσης και χρονικά περιθώρια για τα βασικά βήματα και τα παραδοτέα.
• Σχέδιο για τη γνωστοποίηση και τη χρήση των αποτελεσμάτων
• Ομάδα αξιολογήσεων/αξιολογητής: Καθορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή της διαδικασίας αξιολόγησης και ποιος είναι ο ρόλος του. Μπορεί να είναι εξωτερικός αξιολογητής, εσωτερικός αξιολογητής ή εσωτερικός αξιολογητής με εξωτερικό σύμβουλο.
• Πληροφορίες για τον προϋπολογισμό: Μπορούν να περιλαμβάνουν δαπάνες για το χρόνο του προσωπικού, το χρόνο των συμβούλων, τα ταξίδια, τις επικοινωνίες, τις προμήθειες και άλλα έξοδα (π.χ. κίνητρα για τους συμμετέχοντες, χρόνος μετάφρασης και παρουσίασης).

Τμήματα του σχεδίου αξιολόγησης μπορούν να αντιγραφούν και να χρησιμοποιηθούν κατά την σύνταξη της έκθεσης αξιολόγησης. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις γενικές γραμμές του σχεδίου αξιολόγησης και την έκθεση αξιολόγησης.

Σχέδιο Αξιολόγησης	Έκθεση Αξιολόγησης
Εξώφυλλο: Περιλαμβάνει σαφή τίτλο, το όνομα και τη θέση της στρατηγικής, της πρωτοβουλίας ή του προγράμματος, την περίοδο που πρέπει να καλύπτεται από την αξιολόγηση.	Εξώφυλλο: Περιλαμβάνει σαφή τίτλο, το όνομα και τη θέση της στρατηγικής, της πρωτοβουλίας ή του προγράμματος, την περίοδο που καλύπτεται από την αξιολόγηση ή την ημερομηνία αξιολόγησης.
Βασικές πληροφορίες για την προσπάθεια: Σκοπός της αξιολόγησης, προέλευση και στόχοι της προσπάθειας, των δραστηριοτήτων και των υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της θεωρίας της αλλαγής και του λογικού μοντέλου.	Περίληψη: Σύντομη, αυτόνομη περιγραφή του προγράμματος, περίληψη του σκοπού της αξιολόγησης και των στόχων, τις μεθόδους, περίληψη των ευρημάτων και των συστάσεων.
Ερωτήσεις αξιολόγησης: Θα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στις ερωτήσεις που είναι μετρήσιμες, ώστε να δοθεί η δέουσα προτεραιότητα στους πόρους και να είναι αξιοποιήσιμες.	Εισαγωγή και Πλαίσιο: Σκοπός της αξιολόγησης, προέλευση και στόχοι της προσπάθειας, πληθυσμός-στόχος, δραστηριότητες και υπηρεσίες, ανασκόπηση σχετικής έρευνας, ερωτήσεις αξιολόγησης και επισκόπηση και περιγραφή της έκθεσης
Σχεδιασμός αξιολόγησης: Μέθοδοι συλλογής δεδομένων, τύποι δεδομένων που πρέπει να συλλέγονται, διαδικασίες δειγματοληψίας, προσέγγιση ανάλυσης, μέτρα που λαμβάνονται για την εξασφάλιση της ακρίβειας, της εγκυρότητας και της αξιοπιστίας, περιορισμοί	Σχεδιασμός αξιολόγησης: Μέθοδοι συλλογής δεδομένων, τύποι δεδομένων που συλλέγονται, διαδικασίες δειγματοληψίας, προσέγγιση ανάλυσης, μέτρα που λαμβάνονται για την εξασφάλιση της ακρίβειας, της εγκυρότητας και της αξιοπιστίας, περιορισμοί (συμπεριλαμβάνεται η θεωρία της αλλαγής και το λογικό μοντέλο).
Χρονοδιάγραμμα: Ημερομηνίες συμπλήρωσης ή χρονικά περιθώρια για τα βασικά βήματα και τα παραδοτέα.	Αποτελέσματα αξιολόγησης: Τα ευρήματα αξιολόγησης, τα ερωτήματα αξιολόγησης που τέθηκαν, οι οπτικές αναπαραστάσεις των αποτελεσμάτων (π.χ. γραφήματα, διαγράμματα κλπ.).
Σχέδιο για γνωστοποίησηκαι χρήση των αποτελεσμάτων για την ενημέρωση της εργασίας: Λεπτομέρειες σχετικά με τα παραδοτέα που θα αναπτυχθούν και θα συμπεριληφθούν σε κάθε παρααδοτέο. Οι εν δυνάμει χρήστες και το επιθυμητό κοινό περιλαμβάνουν το προσωπικό και τη διοίκηση του προγράμματος, τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα, τους ηγέτες της κοινότητας, τους χρηματοδότες, τους δημόσιους υπαλλήλους και τις συνεργαζόμενες επιχειρήσεις.	Περίληψη, συμπεράσματα και προτάσεις: Περίληψη των αποτελεσμάτων, επιπτώσεις των ευρημάτων, παράγοντες που θα μπορούσαν να έχουν διαμορφώσει αποτελέσματα, σαφείς και εφαρμόσιμες συστάσεις/προτάσεις.
Πληροφορίες για τον προϋπολογισμό: Μπορεί να περιλαμβάνουν δαπάνες για το χρόνο του προσωπικού, το χρόνο των συμβούλων, τα ταξίδια, τις επικοινωνίες, τις προμήθειες και άλλα διοικητικά έξοδα (εάν το σχέδιο πρόκειται να μοιραστεί με μια ευρύτερη ομάδα ανθρώπων, θα πρέπει να αποκλειστούν πληροφορίες σχετικά με το χρόνο του προσωπικού και των συμβούλων)
Ομάδα αξιολογητών και αξιολογητής: Προδιαγραφές σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή της διαδικασίας αξιολόγησης και τι συνεπάγεται αυτός ο ρόλος. Αυτός μπορεί να είναι ένας εξωτερικός αξιολογητής, ένας εσωτερικός αξιολογητής ή ένας εσωτερικός αξιολογητής με έναν εξωτερικό σύμβουλο.

Διάφορα, μη προβλέψιμες καταστάσεις μπορούν να επηρεάσουν πόσος χρόνος χρειάζεται για την εφαρμογή και την ολοκλήρωση μιας αξιολόγησης. Κατά την ανάπτυξη της περιγραφής της αξιολόγησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα ακόλουθα ενδεχόμενα εμπόδια:

• Η απροθυμία συμμετοχής στη διαδικασία αξιολόγησης από τα εμπλεκόμενα μέρη
• Οι απαντήσεις στην αξιολόγηση δεν εγγυόνται ότι είναι ειλικρινείς
• Οι συμμετέχοντες ενδέχεται να δυσκολεύονται να δώσουν αρνητικές απαντήσεις
• Η ανωνυμία είναι πιο δύσκολο να επιτευχθεί σε ένα μικρό πρόγραμμα mentoring
• Οι συμμετέχοντες μπορεί να δυσκολεύονται αυτό-αξιολογηθούν
• Η στρατηγική του προγράμματος μπορεί να είναι ασαφής ή ανεπαρκής
• Χαμηλό ποσοστό απόκρισης στις έρευνες

Η επιτυχία μακροπρόθεσμων αποτελεσμάτων είναι πιο δύσκολο να προσδιοριστεί όταν η αξιολόγηση γίνεται νωρίτερα από την ολοκλήρωση του προγράμματος mentoring.

5.1. Τύπος αξιολόγησης

Ο τύπος της αξιολόγησης που θέλετε εξαρτάται από το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η στρατηγική, η πρωτοβουλία ή το πρόγραμμα και ο σκοπός της αξιολόγησης. Ο τύπος αξιολόγησης δεν είναι το ίδιο πράγμα με τη μεθοδολογία αξιολόγησης. Μόλις προσδιορίσετε τον τύπο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε - και ανάλογα με το τι θέλετε να ολοκληρώσετε μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης - μπορείτε να αποφασίσετε για την προσέγγιση που θα χρησιμοποιήσετε.

Ουσιαστικά, υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι αξιολόγησης και ο καθένας εξυπηρετεί μια συγκεκριμένη λειτουργία και απαντά σε συγκεκριμένες ερωτήσεις:

• Παρακολούθηση επιδόσεων
• Διαμορφωτική αξιολόγηση ή αξιολόγηση διαδικασίας
• Αθροιστική αξιολόγηση ή αξιολόγηση αποτελέσματος

Μερικές φορές, θα ήταν ίσως απαραίτητο να πραγματοποιηθούν ταυτόχρονα αυτοί οι τρεις τύποι αξιολόγησης. Παρακάτω παρουσιάζεται ένας πίνακας που υπογραμμίζει τους βασικούς τύπους αξιολόγησης, τον σκοπό τους, τους τύπους πληροφοριών που θα συλλέξουν και πότε θα διεξαχθούν.

	Σκοπός	Είδος ερωτήσεων που θα απαντηθούν	Χρονοδιάγραμμα
Παρακολούθηση επιδόσεων	Εξασφαλίζει τη ανάληψη ευθυνών για τις δραστηριότητες του προγράμματος. Αποδεικνύει ότι οι πόροι για το πρόγραμμα, χρησιμοποιούνται σύμφωνα με το σχεδιασμός και γίνεται ορθή διαχείριση. Παρακολούθηση και αναφορά της πρόοδο ως προς τους προκαθορισμένους στόχους. Παρέχει έγκαιρη προειδοποίηση στη διαχείριση των προβλημάτων.	Έχουν διεξαχθεί οι δραστηριότητες για το πρόγραμμα όπως έχει προγραμματιστεί; Έχουν παραχθεί προϊόντα και υπηρεσίες όπως έχει προγραμματιστεί; Ανταποκρίνεται η προσπάθεια σε αυτό που έπρεπε να γίνει;	Η παρακολούθηση της απόδοσης μπορεί να πραγματοποιηθεί καθ’ όλη τη διάρκεια της στρατηγικής, της πρωτοβουλίας ή του προγράμματος από την αρχή μέχρι το τέλος.
Διαμορφωτική αξιολόγηση ή αξιολόγηση διαδικασίας	Επιδιώκει να κατανοήσει εάν ένα πρόγραμμα υλοποιείται όπως έχει προγραμματιστεί και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Αξιολογεί εάν το πρόγραμμα παράγει τα προβλεπόμενα αποτελέσματα. Προσδιορίζει τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του προγράμματος. Είναι κρίσιμη για την ενημέρωση πιθανών αλλαγών στο πρόγραμμα.	Έχει εφαρμοστεί το πρόγραμμα όπως είχε προγραμματιστεί και εάν όχι, γιατί; Τι έχει δουλέψει ή τι όχι και γιατί; Τι πρέπει να βελτιωθεί και πώς;	Η διαμορφωτική αξιολόγηση ή αξιολόγηση διαδικασίας θα πρέπει να διεξάγεται κατά την περίοδο έναρξης και ενώ τα στοιχεία του προγράμματος εξακολουθούν να προσαρμόζονται.
Αθροιστική αξιολόγηση ή αξιολόγηση αποτελέσματος	Διερευνά εάν το πρόγραμμα έχει επιτύχει τα επιθυμητά αποτελέσματα Αξιολογεί τι έκανε το πρόγραμμα αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό. Αξιολογεί εάν η προσπάθεια είναι βιώσιμη και αναπαραγόμενη.	Τι αλλαγές προκάλεσε το πρόγραμμα; Πώς η προσπάθεια προκάλεσε ή συνέβαλε στις αλλαγές; Πώς θα συνεχιστεί και θα αναπαραχθεί η προσπάθεια;	Τα αθροιστική αξιολόγηση ή αξιολόγηση αποτελέσματος θα πρέπει να διεξάγεται όταν αναμένονται άμεσα και ενδιάμεσα αποτελέσματα, συνήθως έπειτα από μια προσπάθεια που διεξάγεται για λίγο ή όταν θεωρείται "ώριμη" ή "σταθερή" (δηλαδή δεν προσαρμόζεται πλέον).

5.2. Σχέδιο αξιολόγησης

Σκοπός και πεδίο εφαρμογής

Γενικά, ο σκοπός της αξιολόγησης σας πρέπει να είναι τέτοιος ώστε να καθορίσετε τα αποτελέσματα ή την αξία του προγράμματος που παρέχετε και να βρείτε τρόπους βελτίωσης του προγράμματος. Πρέπει να σχεδιαστεί τόσο η διαμορφωτική όσο και η αθροιστική αξιολόγηση.

Ο καθορισμός του σκοπού της αξιολόγησης σας θα σας βοηθήσει να εστιάσετε και να οριοθετήσετε τα άλλα βήματα στη διαδικασία αξιολόγησης. Πρέπει, επίσης, να καθοριστεί το εύρος της αξιολόγησής σας. Μπορεί να είναι περιορισμένο ή ευρύ, μπορεί να εστιάσει σε όλους τους εκπαιδευόμενους ή στις ομάδες-στόχους. Μια περιορισμένη και εστιασμένη αξιολόγηση μπορεί να αναζητήσει απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως:

• Πόσο επιτυχημένο είναι το ζευγάρι μέντορα και καθοδηγούμενου/ης;
• Ποια ήταν η επίδραση της εκπαίδευσης του μέντορα;
• Έχουν ο μέντορας  και ο /η καθοδηγούμενος/η επιτύχει τους στόχους που καθορίζονται στα σχέδια mentoring; (μέτρηση των επιδόσεων του μέντορα / καθοδηγούμενου/ης)
• Έχει το πρόγραμμα θετικό αντίκτυπο, για παράδειγμα, στην ικανότητα των εργαζομένων;

της αξιολόγησής σας μπορεί επίσης να είναι πολύ ευρύς, για παράδειγμα: μέτρηση της επιτυχίας και του αντίκτυπου του προγράμματος mentoring.

Ο σκοπός μιας αξιολόγησης συχνά καθορίζεται από το ποσό των πόρων που έχετε στη διάθεσή σας. Όσο μεγαλύτερος και όσο περισσότεροι εμπλέκονται στην αξιολόγηση, τόσο περισσότερος χρόνος και χρήμα απαιτείται. Εάν υπάρχουν ελάχιστοι πόροι, εξετάστε μια πιο εστιασμένη και λιγότερο περίπλοκη διαδικασία αξιολόγησης.

Μέθοδος

Στο σχέδιο αξιολόγησής σας θα πρέπει να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θέλετε να μάθετε, ποιες μεθόδους θα χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε αυτές τις πληροφορίες και τα στοιχεία που θα χρησιμοποιήσετε για την υποστήριξη των πληροφοριών. Για παράδειγμα:

Κριτήρια αξιολόγησης	Μέθοδοι αξιολόγησης	Αποδεικτικά στοχεία
Έχουν οι καθοδηγούμενοι/ες βρει το πρόγραμμα mentoring ως ένα χρήσιμο εργαλείο;	Ερωτηματολόγιο/ Ερωτήσεις	Το 90% των καθοδηγούμενων έχει ωφεληθεί κατά κάποιο τρόπο από το πρόγραμμα Το 90% των θα ήθελε να συνεχίσει το πρόγραμμα Το 85% των καθοδηγούμενων θεωρεί ότι το πρόγραμμα mentoring έχει βελτιώσει τις ευκαιρίες σταδιοδρομίας τους στην επιχείρηση
Tο πρόγραμμα mentoring βελτίωσε την ανάπτυξη σταδιοδρομίας μέσα στην επιχείρηση;	Ανάλυση δεδομένων	75% αύξηση της συμμετοχής των καθοδηγούμενων σε προγράμματα κατάρτισης 30% αύξηση της συμμετοχής των καθοδηγούμενων σε συνέδρια 90% αύξηση του ποσοστού συμμετοχής των καθοδηγούμενων στο "Πράσινο Σχέδιο" της επιχείρησης
Ικανοποιεί ο μέντορας τις προσδοκίες τους;	Ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης Μορφή ανατροφοδότησης καθοδηγούμενου/ης	100% ποσοστό επιστροφής των ερωτηματολογίων αυτοαξιολόγησης 98% ικανοποίηση μέντορα 93% ικανοποίηση καθοδηγούμενου/ης
Έχει εκπληρώσει ο/η καθοδηγούμενος/η όλες τις προσδοκίες τους;	Ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης Μορφή ανατροφοδότησης μέντορα	90% ποσοστό επιστροφής των ερωτηματολογίων αυτοαξιολόγησης 88% ικανοποίηση μέντορα 90% ικανοποίηση καθοδηγούμενου/ης

 

Δεδομένα

Οι ερωτήσεις αξιολόγησης καθορίζουν τις πηγές δεδομένων σας. Μόλις προσδιοριστούν οι ερωτήσεις σας, το επόμενο βήμα σας είναι να προσδιορίσετε ποιος ή τι θα μπορεί καλύτερα να δώσει τις πληροφορίες που οδηγούν στην απάντηση των ερωτήσεων. Ορισμένες πιθανές πηγές δεδομένων περιλαμβάνουν:

• Μέντορας
• Καθοδηγούμενος/η
• Προϊστάμενος
• Συνάδελφοι
• Ανώτερη διοίκηση

Οι πηγές δεδομένων ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν αρχεία σχετικά με το πρόγραμμά σας, όπως ο αριθμός των σχεδίων ανάπτυξης σταδιοδρομίας που έχουν ολοκληρωθεί και υπογραφεί ή ο χρόνος που αφιερώνεται σε ένα σχέδιο ανάπτυξης σταδιοδρομίας. Οι πηγές δεδομένων μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν την ανασκόπηση των αρχείων που έχουν φυλαχθεί από άλλους, όπως π.χ.

• Συμμετοχή σε εκπαιδευτικά προγράμματα
• Συμμετοχή σε συνέδρια και εκδηλώσεις σχετικά με το ρόλο τους στην εργασία