Corso per mentore nel settore dell'eco-industria

D. 10. Come vanno definite le esigenze di formazione dei partecipanti al mentoring?
D. 11. Qual è il ruolo e qual è la responsabilità dei mentor e dei mentee?
D. 12. L'organizzazione segue determinati principi? E a sostegno dell'attuazione del programma sono state introdotte politiche relative a quei principi? Come viene attuata la politica in materia di fiducia?

Le esigenze di formazione di chi partecipa al mentoring possono essere definite, ad esempio, ricorrendo ai seguenti strumenti:

• diagnosi delle esigenze, effettuata da un soggetto esterno (personale del reparto, ad esempio Risorse Umane o esperto esterno) sulla base del test di competenza (con la possibilità di un confronto con il modello di competenza per una data posizione all'interno dell'organizzazione, se già elaborato)
• auto-diagnosi delle esigenze, effettuata da un potenziale mentee sulla base del test di competenza o utilizzando l'analisi SWOT (con la possibilità di un confronto con il modello di competenza per una data posizione all'interno dell'organizzazione, se già elaborato)
• con l'utilizzo del modello GROW (la o le mete sono definite nella prima fase di questo modello)

Il modello GROW è uno strumento applicato nel mentoring per pianificare il processo sia per l'organizzazione che per i singoli mentee.
Il nome "GROW" è un acronimo basato sui quattro elementi chiave del modello. Nell'occuparsi di sviluppo (tra l'altro con l'uso del mentoring), vanno presi in considerazione i seguenti elementi:

• GOAL/OBIETTIVO – definizione dell'obiettivo
• REALITY/REALTÀ – diagnosi della realtà
• OPTIONS/OPZIONI – definizione delle opzioni
• WILL/WHAT'S NEXT? / DECISIONE PER IL FUTURO – prendere una decisione e stabilire un piano

GOAL/OBIETTIVO è uno scopo, una visione dello stato desiderato verso il quale il mentee vuole dirigersi. Il sostegno del mentee nel definire obiettivi di valore, ambiziosi e raggiungibili costituisce uno dei compiti più importanti e difficili del mentor.
Un obiettivo (o più) di mentoring ben formulato deve soddisfare i requisiti del filtro SMART, deve cioè risultare specifico, misurabile, concordato, realistico e circoscritto nel tempo (maggiori informazioni sui filtri e sui metodi di definizione degli obiettivi nel contesto della valutazione dei risultati dell'apprendimento sono contenuti nel modulo M2_JM_05).

REALITY/REALTÀ – può essere utile valutare con l'analisi SWOT la situazione attuale del mentee, in particolare nel contesto della diagnosi di barriere interne ed esterne.

OPTIONS/OPZIONI – esame delle possibili azioni, che renderanno possibile il raggiungimento dell'obiettivo. Possono prospettarsi molte possibilità d'azione e in questa fase si genera il maggior numero di soluzioni possibile. In questa fase, disporre di numerose possibilità è più importante della qualità e della fattibilità di ciascuna di esse. Tra questa ampia base di possibilità creative viene scelto un metodo d'azione specifico.

WILL/WHAT'S NEXT? / DECISIONE PER IL FUTURO – sviluppo di un piano d'azione. In questa fase, le azioni che devono essere intraprese per raggiungere gli obiettivi prefissati devono essere suddivise in passaggi. Occorre quindi definire il punto di partenza, i passaggi successivi, l'insorgenza di eventuali barriere (quali?), l'aiuto che ci si aspetta di ricevere e di cui si prevede di avere bisogno, i soggetti che possono fornire sostegno nel conseguimento dell'obiettivo. In questa fase, rafforzare la motivazione del mentee costituisce il compito di lungo termine del mentor.

Nel contratto di mentoring vanno inclusi sia gli obiettivi sia il ruolo e la responsabilità dei mentor e dei mentee. Per contratto si intende un accordo (orale o scritto) concluso da e tra il mentor e il mentee per disciplinare le reciproche aspettative e definire i principi su cui deve basarsi il loro rapporto. L'avvio della negoziazione del contratto è responsabilità del mentor.
Nel sistema mentor-mentee possono essere presi in considerazione tre ambiti contrattuali:

• aspetti organizzativi e procedurali (principi relativi all'aspetto "tecnico" degli incontri, determinazione del luogo e della data degli incontri e relativa durata, utilizzo di telefono ed e-mail come forma di contatto)
• aspetti contenutistici e professionali (definizione degli obiettivi e dei temi degli incontri in base alle competenze specifiche del mentor)
• aspetti psicologici (definizione di principi che sviluppino un senso di sicurezza in entrambe le parti, rispetto reciproco, onestà, riservatezza sullo svolgimento degli incontri, diritto di avere opinioni diverse, ecc.)

Il contratto deve declinarsi nelle seguenti voci:

1. Spiegazione della finalità del mentoring e del ruolo del mentor
2. Motivazioni del mentor
3. Spiegazione dei metodi di lavoro (ad esempio riferimento al ciclo di Kolb)
4. Definizione dei principi di cooperazione (organizzazione del processo, principi di comunicazione)
5. Informazioni sull'importanza del feedback
6. Definizione degli aspetti fiduciari (ad es. il riferimento alla politica di riservatezza e ai requisiti legali che rientrano in questo ambito) ed etici (riferimento al codice etico dell'organizzazione, se elaborato).

Oltre ai codici etici dell'organizzazione, sono importanti anche i codici etici dei mentor. Essi includono principi e norme che rientrano nell'ambito dei compiti svolti durante l'attuazione dei programmi di mentoring. I codici etici regolano il lavoro dei mentor di solito su tre livelli: assistenza clienti, principi personali, relazioni professionali.

Il contratto deve essere approvato da entrambe le parti e deve essere concluso nella fase preliminare. Negli incontri successivi (sessioni di mentoring) occorre verificare se i principi fissati devono essere modificati.
Nella fase di pianificazione del processo, occorre indicare il responsabile della preparazione del contratto (in alcuni processi di mentoring, il primo compito compete al mentee e il relativo risultato viene discusso con il mentor). Può verificarsi una situazione in cui l'organizzazione dove si svolge il processo di mentoring sviluppa il modello contrattuale. Si tratta di un modello di contratto per singoli mentee oppure di un modello di contratto in due parti: la prima è costituita dagli obiettivi dell'organizzazione che devono essere raggiunti nel processo di mentoring, la seconda è un modello di contratto individuale che deve essere compilato dai mentee.

I ruoli e le responsabilità di mentor e mentee dipendono anche dal metodo di definizione degli abbinamenti mentor-mentee. Gli abbinamenti possono effettuarsi come segue:

• il mentee seleziona il mentor in autonomia – la responsabilità di un buon abbinamento è dei partecipanti, il Reparto delle Risorse Umane supporta il processo in ambito amministrativo, il processo di selezione è rapido e corrisponde alle esigenze effettive del mentee,
• selezione basata sull'adeguatezza delle competenze – questo metodo garantisce che il mentor abbia competenze ed esperienze adeguate e compatibili con gli obiettivi di sviluppo del mentee e comporta il coinvolgimento di terzi (a volte esperti esterni: necessità di curare la riservatezza e l'applicazione delle norme di legge in materia di riservatezza, in particolare se viene assunta una persona esterna all'organizzazione per il processo di abbinamento),
• selezione basata sulla compatibilità di carattere e sulle esigenze del mentee – in questo caso la responsabilità della selezione dell'abbinamento ricade interamente su un soggetto specifico (coordinatori di progetto); è un processo che richiede tempo, ma garantisce la compatibilità a livello di valori e convinzioni e consente un più rapido raggiungimento degli obiettivi.