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M3.07. Svolgimento della valutazione del processo di mentoring

5. Summarise, Communicate and Reflect on Evaluation Findings

I risultati della valutazione possono essere comunicati in molti modi diversi per raccontare la storia del programma. Per presentare i risultati della valutazione, potreste disporre di un formato standard. Tuttavia, dovreste sapere perché alcuni formati per visualizzare e comunicare gli esiti potrebbero essere più efficaci di altri.

Vi sono anche varie opzioni per visualizzare gli esiti della valutazione, e il campo della visualizzazione dei dati e dell'analisi visiva è cresciuto grazie alla disponibilità di grandi quantità di dati e ai progressi tecnologici nell'accessibilità, nella gestione e nella visualizzazione dei dati. In definitiva è necessario rimanere concentrati su ciò che si vuole comunicare, perché e a chi.
La partecipazione a questa fase del processo di valutazione è fondamentale perché aiuta una sintesi e una comunicazione efficaci dei risultati della valutazione:
• Diffondere conoscenza
• Agevolare la comprensione
• Confermare o mettere in discussione teorie o modi di pensare precedenti
• Fornire informazioni per il processo decisionale e l'azione

Non è necessario attendere la fine del programma per condividere risultati e approfondimenti. È possibile condividere i risultati a metà del programma a condizione che si chiarisca che si tratta di risultati intermedi preliminari.

Comunicare e riferire gli esiti della valutazione
Cosa chiedere prima di mettere insieme gli esiti
Dopo la raccolta e l'analisi dei dati, è necessario determinare come riassumere in modo efficace i risultati, in modo da poterli comunicare in modo adeguato agli stakeholder. A volte, si hanno molti più dati di quanti se ne possano condividere in modo efficace.
Per svolgere più agevolmente il processo, completate la seguente tabella.

Le risposte a queste domande vi aiuteranno a determinare i contenuti e l'impostazione per riassumere e comunicare gli esiti e l'impatto del programma.

Suggerimenti per affrontare esiti potenzialmente negativi:
Sottolineare fin dall'inizio l'uso della valutazione a fini di apprendimento.

  • Coinvolgere i principali stakeholder nella progettazione e nell'implementazione della valutazione e comunicare durante tutto il processo di valutazione, in modo da non avere sorprese.
  • Pensare a cosa dire e a come dirlo dal punto di vista degli stakeholder che ascoltano i risultati della valutazione.
  • Condividere i risultati negativi attraverso un dibattito in modo da agevolare efficacemente il processo di apprendimento e ridurre il rischio di malintesi.
  • Non iniziare la comunicazione o il dibattito fornendo gli esiti negativi. Iniziare invece con gli esiti positivi e usare parole e frasi come "traguardi raggiunti", "come possiamo fare meglio" e "cantiere aperto".

Semplicità
Un principio chiave per una comunicazione efficace degli esiti consiste nel presentarli in modo semplice. Evitare di appesantire le informazioni con linee, colori, sfumature o qualunque altra cosa suscettibile di migliorare l'attrattiva, ma tale da distogliere l'attenzione dai contenuti. Per rendere il materiale facile da comprendere per il lettore, includete solo le informazioni essenziali e rilevanti.

Come visualizzare gli esiti della valutazione
Se si dispone di un piano di comunicazione e si comprende l'importanza di presentare i risultati in modo semplice, è possibile discutere il modo migliore per visualizzare i risultati sulla base dei dati quantitativi e qualitativi. La visualizzazione dei dati è un campo in crescita ed esistono numerose risorse che illustrano come trasmettere i dati in modo efficace. Quando si visualizzano i risultati, l'intenzione è di:

  • Dirigere l'attenzione dei destinatari sui contenuti, anziché sul metodo, sulla grafica o su altro.
  • Evitare qualsiasi travisamento dei dati.
  • Fornire chiare classificazioni.
  • Scrivere chiaramente a grandi lettere.

Grafici
I grafici efficaci per mostrare modelli o tendenze nel tempo sono i grafici che mostrano la dimensione temporale su un asse (ad esempio x) e l'elemento di cui si osservano le variazioni sull'altro asse (ad esempio y).
I grafici che mostrano efficacemente la distribuzione delle risposte su due dimensioni includono diagrammi a dispersione e istogrammi.
I grafici che aiutano a confrontare due o più gruppi includono grafici a barre, grafici a barre raggruppate, grafici a barre affiancate e grafici a barre sovrapposte.

Interpretare gli esiti della valutazione
È più probabile che gli stakeholder utilizzino i risultati della valutazione se ne comprendono la finalità e se hanno contribuito alla loro concezione, attuazione, interpretazione e utilizzo.
Tuttavia, riassumere e comunicare gli esiti non è sufficiente. È importante intraprendere il passo successivo, che comporta un'interpretazione dei risultati e delle loro implicazioni e un piano per metterli in pratica. In caso contrario l'intero processo di valutazione perde valore. Ricordate, la valutazione deve fornire informazioni utili per consentirvi di prendere decisioni informate e rendere i vostri programmi il più efficaci possibile.
Tuttavia, vi sono ostacoli all'interpretazione dei risultati e alle modalità di pianificazione per utilizzarli, ad esempio:

  • Timore di essere giudicati dagli stakeholder, soprattutto se si devono presentare risultati negativi.
  • Preoccupazione per il tempo e gli sforzi necessari a radunare gli stakeholder per discutere e interpretare i risultati.
  • Resistenza al cambiamento che potrebbe influenzare le prassi seguite in passato.
  • Sistemi inadeguati per la comunicazione e la condivisione delle conoscenze che incidono su come, quando e con chi le informazioni sono condivise.
  • Disinteresse del personale per i risultati dovuto a vari motivi.
  • Limitazioni organizzative quali budget limitato e capacità del personale di svolgere altre funzioni ritenute più importanti.
  • Preoccupazione per esiti negativi.

Uso degli esiti della valutazione
Una volta che si dispone degli esiti, è necessario concordare sulle finalità di utilizzo degli stessi. Ad esempio:

  • Migliorare la strategia, l'iniziativa o il programma
  • Aumentare la responsabilità
  • Creare o aumentare la sensibilizzazione
  • Ottenere supporto (ad es., finanziamenti supplementari)
  • Generare nuove conoscenze (ad esempio migliorare prassi efficaci)
  • Replicare il programma ed effettuarne adattamenti di scala
  • Elaborare raccomandazioni per le fasi successive
  • Regolare il progetto e il processo della valutazione