Μάθημα για μέντορα στον τομέα της οικολογικής βιομηχανίας

Ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους οποιουδήποτε προγράμματος mentoring είναι το Εγχειρίδιο Πολιτικής και Διαδικασιών που δίνει οδηγίες για την παροχή υπηρεσιών και περιέχει πολιτικές, διαδικασίες και ευθύνες.
Το πρόγραμμα mentoring θα πρέπει να έχει επίσημες πολιτικές, διαδικασίες και ευθύνες για τη διασφάλιση του σκοπού και των στόχων. Η πολιτική και οι διαδικασίες περιέχουν τουλάχιστον τους παρακάτω άξονες:

• Διάρκεια mentoring (6 μήνες, 1 έτος κ.λπ.)
• Κανόνες συνεργασίας (καθοδηγούμενου/ης προς μέντορα)
• Ρόλοι και ευθύνες για τον υπεύθυνο προγράμματος, τους μέντορες, τους/ις καθοδηγούμενους/ες και άλλους ενδιαφερόμενους
• Είναι υποχρεωτική ή προαιρετική η συμμετοχή στις δραστηριότητες προγραμμάτων mentoring
• Αντιμετώπιση συμβατότητας καθοδηγούμενου/ης και μέντορα
• Ολοκλήρωση του mentoring

Υπάρχουν πολλές σημαντικές παράμετροι για τη διαχείριση ενός ποιοτικού προγράμματος mentoring και οι γραπτές πολιτικές και διαδικασίες μπορούν να συμβάλουν σημαντικά στη μακροπρόθεσμη σταθερότητα και ασφάλεια του προγράμματος:

• Παροχή εγγράφων με το όραμα και τις αρχές λειτουργίας του οργανισμού. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών παρέχει μια σαφή εικόνα σχετικά με την αποστολή, τις αξίες και το όραμα του προγράμματος και παρέχει το πλαίσιο που καθορίζει τις αρχές και τις διαδικασίες λειτουργίας του προγράμματος καθοδήγησης.
• Παροχή στο προσωπικό με σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης ενός προγράμματος. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών παρέχει λεπτομερείς, βήμα προς βήμα οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης του προγράμματος mentoring και ορίζει σαφώς τους ρόλους του προσωπικού, τις προσδοκίες της εταιρείας και τις συνήθεις κατευθυντήριες γραμμές λειτουργίας.
• Αντιμετώπιση προβλημάτων διαχείρισης κινδύνου. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου, καθώς παρέχει σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης κάθε μέρους του προγράμματος mentoring. Η ανάπτυξη ενός εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασιών θα βοηθήσει στην εξάλειψη ασυμβατότητας σχετικά με τον ασφαλή, αποτελεσματικό και ακριβή χειρισμό του προγράμματος mentoring.
• Διασφάλιση λειτουργιών παρά τον πιθανό κύκλο εργασιών στο βασικό προσωπικό. Εάν οι πολιτικές και οι διαδικασίες δεν τεκμηριώνονται, ο οργανισμός κινδυνεύει να χάσει τις βασικές γνώσεις του προγράμματος, εάν αποχωρήσει ένα βασικό μέλος του προσωπικού. Διευκρινίζοντας με σαφήνεια, γραπτώς, τον τρόπο εκτέλεσης του προγράμματος mentoring, είναι δυνατόν να ελαχιστοποιηθεί η απώλεια γνώσεων και η διακοπή του προγράμματος. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών θα βοηθήσει το πρόγραμμα να διατηρηθεί και να βοηθήσει το μέντορα στην εκπαίδευση νέων μελών του προσωπικού.
• Πρότυπες υπηρεσίες για αναπαραγωγή και επέκταση προγραμμάτων. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών αποτελεί πρότυπο για την επέκταση ή την αναπαραγωγή του προγράμματος.
• Βασικές διαδικασίες για συνεχή βελτίωση. Παρόλο που η ανάπτυξη του εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασιών απαιτεί σκληρή δουλειά, αυτό αυτόματα δημιουργεί την ανάγκη στον οργανισμό να εξετάσει το πρόγραμμα mentoring και να είναι ειλικρινής σχετικά με τη δομή των τρεχόντων προγραμμάτων. Μόλις ολοκληρωθεί, το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών παρέχει ένα συγκεκριμένο σημείο εκκίνησης που θα επιτρέψει τη συνεχή βελτίωση του προγράμματος mentoring.

Πολιτική
Η πολιτική είναι οδηγίες που περιλαμβάνουν τους στόχους του προγράμματος mentoring και ορίζουν τι είναι αποδεκτό για να διασφαλιστεί η επιτυχία του προγράμματος και ποιες οι αποτελεσματικές και συνεπείς διαδικασίες του προγράμματος. Η πολιτική είναι ζωτικής σημασίας για την επίτευξη των στόχων του προγράμματος mentoring και αναπτύσσεται κυρίως για να διευθετεί πρακτικές προγράμματος που είναι υποχρεωτικές και μη διαπραγματεύσιμες. Για παράδειγμα, μια πολιτική μπορεί να αφορά στο επίπεδο παρακολούθησης όλων των μεντόρων ή στο αν το πρόγραμμα επιτρέπει αλληλεπιδράσεις εκτός του πλαισίου και των ωρών εργασίας μεταξύ των μεντόρων και των κοθοδηγούμενων. Η πολιτική συνήθως εγκρίνεται και ελέγχεται από ένα διοικητικό συμβούλιο του τμήματος ανθρωπίνων πόρων της εταιρείας.

Διαδικασίες
Οι διαδικασίες περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο υλοποιείται και διαχειρίζεται μια συγκεκριμένη λειτουργία στο πλαίσιο του προγράμματος mentoring. Οι διαδικασίες είναι σύντομες οδηγίες που περιγράφουν βήμα προς βήμα τη διαδικασία που απαιτείται για την εφαρμογή των πολιτικών και άλλων πρακτικών του οργανισμού. Οι διαδικασίες συχνά περιλαμβάνουν ποιος θα πρέπει να εκτελεί συγκεκριμένα καθήκοντα και πότε. Παραδείγματα διαδικασιών προγράμματος mentoring αποτελούν η διαδικασία ελέγχου του υπόβαθρου, τα βήματα που ακολουθεί το προσωπικό κατά την αντιστοίχιση ενός μέντορα και του/ης καθοδηγούμενου/ης και οι συνεχείς διαδικασίες για την ολοκλήρωση της συνεργασίας τους. Οι διαδικασίες συνήθως πραγματοποιούνται από το συντονιστή του προγράμματος mentoring ή άλλο προσωπικό, αλλά μπορούν επίσης να εκτελεστούν από το διευθυντή και/ή την έγκριση του διοικητικού συμβουλίου.