M2.03. Analisi delle condizioni relative al processo di mentoring sul luogo di lavoro

3. Politiche e procedure organizzative pertinenti al processo di mentoring

Uno dei capisaldi di qualsiasi programma di mentoring è un Manuale delle Politiche e delle Procedure in cui vengono fornite governance e indicazioni per i servizi che definiscono le politiche, le procedure e le responsabilità.
Il programma di mentoring deve disporre di politiche, procedure e responsabilità formali per assicurare che lo scopo e gli obiettivi siano raggiunti. Come minimo, occorre stabilire politiche e procedure per i seguenti aspetti:

  • Durata dei rapporti di mentoring (6 mesi, 1 anno, ecc.)
  • Regole di abbinamento (mentee-mentor)
  • Ruoli e responsabilità del manager del programma, dei mentor, dei mentee e degli altri stakeholder
  • Obbligatorietà o meno della partecipazione alle attività di gruppo del programma di mentoring
  • Risolvere un abbinamento errato mentee-mentor
  • Chiusura (dei rapporti di mentoring)

Ci sono molti aspetti importanti che concorrono all'amministrazione di un programma di mentoring di qualità. Le politiche e le procedure scritte possono contribuire notevolmente alla stabilità di lungo termine e alla sicurezza del programma di mentoring, consentendo di:

  • Documentare la visione e i principi operativi dell'organizzazione. Un manuale di politiche e procedure fornisce una chiara descrizione della missione, dei valori e della visione del programma e fornisce il quadro che definisce i principi e i processi operativi del programma di mentoring.
  • Fornire al personale linee guida chiare sull'amministrazione di un programma. Un manuale di politiche e procedure fornisce istruzioni dettagliate e passo passo sulla gestione del programma di mentoring e definisce chiaramente i ruoli del personale, le aspettative dell'azienda e le linee guida operative di routine.
  • Affrontare le questioni relative alla gestione del rischio. Un manuale di politiche e procedure è il caposaldo del piano di gestione dei rischi poiché fornisce istruzioni chiare ed esplicite su come verrà gestita ogni parte del programma di mentoring. Lo sviluppo di un manuale di politiche e procedure contribuisce ad eliminare le incertezze relative a ciò che occorre fare per gestire il programma di mentoring in modo sicuro, efficace e coerente.
  • Garantire la coerenza operativa nonostante il possibile avvicendamento delle risorse chiave. Se le politiche e le procedure non sono documentate, l'organizzazione rischia di perdere importanti conoscenze operative sul programma qualora un membro chiave del personale se ne vada. Dettagliando chiaramente, per iscritto, come viene eseguito il programma di mentoring, è possibile ridurre al minimo la perdita di conoscenze organizzative e l'interruzione del programma. Un manuale di politiche e procedure aiuta il programma a garantire la continuità dei servizi e assiste il mentor nella formazione dei nuovi membri del personale.
  • Fungere da modello per la replica e l'espansione del programma. Un manuale di politiche e procedure fornisce un modello coerente per l'espansione o la replica del programma.
  • Fungere da base di riferimento per un miglioramento continuo. Sebbene lo sviluppo del manuale di politiche e procedure sia impegnativo, questo importante compito costringe l'organizzazione a esaminare il proprio programma di mentoring e ad agire con onestà circa la struttura delle prassi di programma in corso. Una volta scritto, il manuale di politiche e procedure fornisce un punto di partenza concreto che consentirà di migliorare e perfezionare continuamente il programma di mentoring.

Politiche
Le politiche sono dichiarazioni programmatiche generali che abbracciano gli obiettivi del programma di mentoring e definiscono ciò che è accettabile per garantire il successo del programma e operazioni di programma efficaci e coerenti. Le politiche sono cruciali per il conseguimento degli obiettivi del programma di mentoring e sono per lo più sviluppate per le prassi di programma di natura obbligatoria e non negoziabile. Ad esempio, una politica potrebbe riguardare il livello di screening che tutti i mentor devono completare o la possibilità, per il programma, di consentire interazioni fuori dal contesto e dall'orario di lavoro tra mentor e mentee. Le politiche sono generalmente approvate e monitorate da un consiglio all'interno del dipartimento delle risorse umane dell'azienda.

Procedure
Le procedure sono dichiarazioni che descrivono le modalità di implementazione e gestione di una particolare funzione operativa all'interno del programma di mentoring. Le procedure sono brevi dichiarazioni che descrivono il processo graduale necessario per attuare le politiche e altre prassi organizzative. Le procedure spesso indicano chi dovrebbe svolgere i compiti e quando tali compiti devono essere svolti. Esempi di procedure per i programmi di mentoring includono il processo per condurre controlli di background, i passaggi seguiti dal personale per abbinare mentor e mentee e il processo sequenziale per concludere un abbinamento tra mentor e mentee. Le procedure sono di solito disciplinate dal coordinatore del programma di mentoring o da altro personale, ma possono anche richiedere l'approvazione del direttore generale e/o del consiglio di amministrazione.